Aconselhamento de um funcionário sobre o odor corporal é uma das tarefas mais desconfortáveis enfrentadas pelos gerentes e profissionais de recursos humanos. Conversas de odor corporal raramente são fáceis. No entanto, a falta de tratamento do odor corporal pode criar um ambiente de trabalho desconfortável para colegas de trabalho e clientes. Conversas de odor corporal devem ser tratadas com empatia, cuidado e total confidencialidade. É importante lembrar que o odor corporal pode ser causado por uma variedade de fatores, não apenas pela falta de higiene.
Prepare uma reunião privada
Certifique-se de ter uma descrição precisa do problema. É uma ocorrência regular ou intermitente?
Proteja uma área privada para conduzir a reunião.
Imprima a política de código de vestuário de sua organização e destaque as áreas aplicáveis.
Agende a reunião.
Crie um plano de ação
Explique o objetivo da reunião para o funcionário. Discuta em termos gerais as informações que você recebeu. Não compartilhe os nomes dos funcionários que relataram o problema.
Peça o feedback do funcionário. Eles estão cientes do problema e / ou sabem o que pode estar causando o odor corporal?
Se o odor é uma condição médica, é necessário que você faça uma acomodação razoável por americanos com deficiência. "Quando indivíduos com odor corporal são incapazes de reduzir o odor ofensivo a um nível aceitável, os empregadores podem considerar o fornecimento de um escritório privado com um sistema de purificação de ar, usando produtos absorvedores de odor no ambiente de trabalho ou permitindo o trabalho de casa". para o Office of Disability Employment Policy, uma divisão do Departamento do Trabalho dos EUA.
Se o odor não for o resultado de uma condição médica, determine a causa por meio da comunicação com o funcionário.
Se o funcionário não souber a causa, peça-lhe que revise ativamente sua dieta, roupas e higiene nos próximos dois a três dias. Agende uma reunião de acompanhamento. Depois de identificar uma possível causa, crie um plano de ação.
O problema pode ser resolvido com algo tão simples quanto um novo desodorante ou com intervalos flexíveis para o banheiro? Uma mudança na dieta? Acompanhe o (s) empregado (s) que inicialmente relataram o problema. Assegure-os de que medidas foram tomadas para a resolução.
Acompanhamento de 14 dias
Agende uma reunião de acompanhamento com o funcionário, independentemente da causa do problema. Se o odor corporal for resultado de uma condição médica, discuta os passos que a empresa tomou para resolver o problema. Se não for uma condição médica, discuta os passos que o empregado tomou em direção à resolução. Revise qualquer assistência fornecida pela empresa. Lembre o funcionário de que você continua disponível para eles, caso precisem de suporte para resolver o problema.
Acompanhamento com o (s) funcionário (s) do relatório para garantir que o problema foi resolvido.
Documente a reclamação original, resumos de reuniões, quaisquer passos dados para a resolução e suas notas de acompanhamento. Salve tudo em um arquivo confidencial, longe do arquivo pessoal.
Dicas
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Sempre que possível, conduza sua reunião fora do horário comercial para garantir a máxima confidencialidade.
Aviso
Por mais tentador que seja ignorar as queixas de odor corporal, a falha em fazê-lo pode resultar na redução do moral, absenteísmo e possível virada do funcionário. Além disso, se o funcionário estiver em uma função de atendimento ao cliente, você corre o risco de reclamações de clientes.
