Um livro contábil da folha de pagamento contém informações relativas aos salários e vencimentos pagos aos empregados. A informação é geralmente para um único período contábil. As empresas precisarão criar um razão geral específico para as informações da folha de pagamento. Outro nome para esse razão pode ser um diário de folha de pagamento. A revista pode conter mais informações do que um livro tradicional. Cada conta contém informações relacionadas a salários, benefícios, impostos sobre folha de pagamento e outras informações. As empresas geralmente precisam configurar contas de despesas e passivos.
Crie contas controladoras de folha de pagamento. Estas são contas de contabilidade geral de nível superior que controlam cada conta abaixo dela. Um número de conta de controle pode ser 200500 para contas a pagar e 600500 para despesas.
Use números de contas diferentes para salários e vencimentos. As contas de salários devem conter informações para os funcionários pagos por hora. As contas de salários devem ser especificamente para custos fixos de mão-de-obra. O número da conta deve começar em 200501 e 600501 (contas a pagar e despesas), continuando dessa maneira para cada conta necessária.
Liste cada imposto sobre a folha de pagamento separadamente no razão geral. Os impostos sobre folha de pagamento incluem federal, estadual, previdência social, Medicare e desemprego. Crie uma conta de despesas para a parte do empregador e uma conta de contas correspondente para cada imposto.
Registrar entradas de folha de pagamento em uma base de acumulação. Por exemplo, prepare a folha de pagamento no final de cada período de folha de pagamento de duas semanas. Poste as informações nas contas de despesas e contas a pagar correspondentes.
Restringir o acesso ao livro de registros da folha de pagamento a contadores seniores. Esses indivíduos devem ser os únicos que têm acesso ao ledger para fazer alterações.
