O gerenciamento de contratos refere-se a um sistema que as organizações usam para supervisionar os relacionamentos com outras empresas que fornecem produtos e serviços. Cada agência aborda o gerenciamento de contratos de maneira diferente. Por exemplo, os sistemas de gestão das agências governamentais devem estar em conformidade com as regras e leis aplicáveis. Empresas privadas e organizações sem fins lucrativos desfrutam de mais flexibilidade.
Valor
Um objetivo principal para a gestão de contratos diz respeito ao conceito de valor. Uma organização recorrerá à gestão de contratos quando acreditar que um fornecedor externo está melhor equipado para entregar o produto ou serviço. O valor deve existir não apenas nas mentes da liderança da organização, mas também aos olhos dos clientes e acionistas. Empreiteiros que não ofereçam valor suficiente podem não renovar seus contratos. Para alguns departamentos de gerenciamento de contratos, o valor é medido em termos de qualidade em relação ao custo.
Produtividade
O conceito de produtividade contratual está relacionado ao conceito de valor. Uma organização examinará quanto (em termos numéricos) o contratado é capaz de produzir ou quantos clientes ele é capaz de atender. Se a produtividade for alta, será vantajoso continuar trabalhando com o contratado. Se a produtividade for menor do que a esperada, será vantajoso usar termos contratuais para encorajar o contratado a melhorar a produtividade ou a encontrar um contratado diferente, tão logo seja legalmente possível.
Conformidade
A conformidade do contrato é imperativa. Embora uma organização possa acreditar que está obtendo um bom valor do contratado - usando medidas de produtividade, qualidade e outros fatores - ela também deve garantir a conformidade. Um sistema de gerenciamento de contratos garante que cada contratado cumpra todas as suas promessas em um contrato legal, como fornecer documentação apropriada, cumprir prazos, demonstrar responsabilidade, relatar dados financeiros e cumprir os regulamentos. Se uma organização não pode confiar em um sistema de gerenciamento de contratos ou escritório para garantir a conformidade por parte dos contratados, ela não está atingindo seus objetivos principais de gerenciamento de contratos.
