Se você vende widgets ou fornece serviços e experiência, cartas solicitando pagamento em contas vencidas são uma parte necessária de fazer negócios. Às vezes, as pessoas simplesmente precisam ser lembradas de suas dívidas. Outras vezes, os clientes podem estar deliberadamente evitando suas obrigações. No primeiro caso, essas cartas podem acelerar o pagamento do valor devido; no segundo, eles podem ajudar a demonstrar os passos que você tomou antes de buscar esforços formais de coleta, o que pode ajudá-lo a prevalecer no tribunal. Em todos os casos, as cartas devem ser redigidas de maneira clara, concisa e educada e profissional.
Informar o saldo devido
A seção introdutória da carta deve indicar claramente o saldo devedor. Após uma saudação simples (como “Caro Sr. Smith”), abra a carta lembrando cordialmente ao leitor sobre a quantia exata devida. Use uma declaração como “Esta carta serve para lembrá-lo do seu saldo em dívida devido à ABC Corporation. Nossos registros indicam que sua conta está vencida no valor de US $ 56,39. ”Antes de redigir esta seção da carta, verifique a quantia exata devida com suas contas a pagar. Anexe uma cópia da fatura pendente à carta e faça referência ao anexo nesta seção.
Descrever formas aceitáveis de reembolso
Dependendo da natureza da dívida, das políticas de contas a pagar da sua empresa e da rapidez com que você gostaria de recuperar o dinheiro devido, a forma de pagamento aceitável é outro detalhe importante a ser declarado com clareza. O dinheiro em mãos é obviamente mais rápido do que esperar por um cheque pessoal, mas dependendo do valor, pode não ser possível exigir o pagamento dessa maneira. Da mesma forma, nem toda empresa aceita cartões de crédito, e as empresas podem aceitar um cartão de emissor, mas não outro. Em qualquer caso, inclua uma declaração como “O pagamento pode ser feito em dinheiro, cheque ou cartão de crédito. Aceitamos Visa ou Mastercard. Cheques podem ser feitos no Contas a Pagar. ”
Declarar claramente um prazo
Não deixe a demanda de prazo de pagamento aberta para interpretação. Use uma declaração como "Por favor, remeta esse saldo em 10 dias úteis ou entre em contato com nosso escritório imediatamente para efetuar um pagamento por telefone". A definição de um prazo não apenas reitera o senso de urgência do leitor, mas também fornece um prazo para quando Você pode esperar o pagamento e permite que você considere o que fazer se o pagamento não for processado dentro dessa janela.
Conseqüências do Estado para Atraso
Se houver alguma conseqüência para um atraso adicional no pagamento, declare-os no fechamento da carta. Uma conseqüência comum é o início de uma ação legal formal para recuperar o valor em juízo. Outras conseqüências podem ser elevar a disputa mais acima na organização ou interromper os serviços. Se a carta for um aviso final, use uma declaração como “Este é o aviso final que você receberá. Se não recebermos o pagamento integral no prazo de 10 dias a partir da data desta carta, buscaremos todos os recursos legais disponíveis para recuperar essa dívida. ”
