Recepcionistas bem-sucedidas são capazes de gerenciar várias tarefas ao mesmo tempo em que dão uma primeira impressão positiva de suas empresas a convidados, visitantes e funcionários em potencial. Quer você trabalhe em uma pequena empresa de serviços profissionais ou em uma grande corporação multinacional, as habilidades organizacionais adequadas podem ser a chave para manter um balcão de recepção eficaz. As melhores ideias de organização recepcionista simplificam as tarefas de rotina e tornam a hospitalidade mais eficaz.
Guias de Referência Rápida
Crie guias de referência rápida para informações de rotina, como números freqüentemente chamados, números de escritório e listas de extensão de telefone. Lamine esses guias para facilitar o manuseio e referência rápida. Coloque esses guias em um arquivo organizado quando não estiver em uso ativo. Considere ter cópias extras desses guias para fornecer mediante solicitação. Esses guias o tornarão mais eficiente e podem ajudar a acelerar tarefas de rotina, como transferência de chamadas.
Nomeações-chave
Faça uma lista de visitantes antecipados para o dia pela hora marcada. Coloque o nome da pessoa e quem você deve notificar quando chegar. Esta lista permitirá que você personalize suas declarações de boas-vindas aos visitantes. Por exemplo, quando um convidado chega, você pode dizer: "Bem-vindo, Sr. Smith. A senhora Epps está animada com sua reunião". Esse tipo de saudação faz com que um hóspede se sinta mais bem-vindo e pode ajudar a melhorar os resultados de sua reunião. Essa recepção personalizada é especialmente útil para entrevistas com funcionários. Se um funcionário em potencial se sentir bem-vindo, ela ficará mais à vontade para a entrevista e terá uma visão mais favorável de trabalhar para a empresa.
Horário de Rotação de Pausa
Certifique-se de ter um backup adequado para cobrir seus deveres quando estiver em intervalos ou tiver dias de folga. Faça "folhas de fraude" que descrevam os deveres e funções básicos que podem ser dados a qualquer um que esteja preenchendo para você. Considere criar um cronograma formal que gire as responsabilidades de cobertura entre os diferentes departamentos da sua empresa. Esse sistema de rotação proporcionará mais contato com várias partes da empresa, o que facilita o direcionamento de perguntas no futuro.
Álbuns de empresa
Crie uma página de recados da empresa que destaque notícias positivas e atividades da empresa. Crie esses livros quando tiver tempo de inatividade e coloque-os na área de espera para os visitantes revisarem. Esses livros fornecerão uma maneira construtiva para os visitantes passarem o tempo enquanto aguardam a consulta e podem ajudá-los a se familiarizarem com a sua empresa ao mesmo tempo. Ao manter seus convidados ocupados, você poderá manter sua atenção em outras tarefas e chamadas telefônicas, o que aumenta sua eficiência organizacional.
Refrescos
Mantenha refrescos de fácil acesso na sua recepção. Instale uma geladeira pequena para armazenar bebidas geladas embaixo da mesa ou na área de espera. Tenha uma cafeteira de uma xícara ao alcance, junto com produtos de café comuns, como açúcar e creme. Coloque uma bandeja de assados em seu balcão de recepção ou uma tigela de doces duros. Por ter esses refrescos perto, você é capaz de fornecer uma recepção calorosa ao hóspede da sua empresa sem a necessidade de sair da área de recepção.
