Seja ao reunir-se com os clientes para apresentar uma proposta ou realizar um almoço de trabalho com a equipe, enviar um convite por e-mail pode ser uma maneira rápida e eficaz de coordenar o evento.
Considere seu público. O tom do seu e-mail precisará se adaptar a quem você está convidando para a reunião de almoço. Um tom casual funciona bem se sua reunião de almoço for com a equipe e você estará gastando o tempo discutindo estratégias e brainstorming. Se o propósito da reunião for mais sério, você precisará deixar isso claro em sua correspondência aos membros da equipe convidados. Se a reunião de almoço for com clientes, talvez você precise de um tom mais formal, dependendo de sua relação de trabalho com eles.
Localize um restaurante que possa acomodar seu grupo. Dependendo do número de convidados, você pode querer procurar uma instalação que tenha uma sala privada disponível. Ao planejar uma reunião de almoço com os clientes, pode ser útil encontrar um restaurante menos agitado, onde a conversa não seja sobrecarregada por causa do barulho.
Decida quem convidar para a reunião de almoço e consulte o calendário do escritório para determinar se todas as partes estarão disponíveis na data em questão. Para reuniões de almoço do pessoal, faça um telefonema rápido para perguntar se os convidados selecionados estarão disponíveis nesse dia e, em seguida, peça para que eles mantenham abertos enquanto os planos estiverem sendo finalizados.
Ligue para o restaurante escolhido e configure uma reserva provisória. Deixe-os saber que você pode precisar ajustar o número de participantes mais perto dessa data. Se você descobrir que terá vários mais participantes do que o planejado originalmente, não deixe de notificar o restaurante o mais rápido possível para que a equipe possa atender às suas necessidades.
Componha seu e-mail, incluindo os endereços de e-mail de cada pessoa que você deseja convidar. Use a linha de assunto para indicar o motivo do email. Inclua palavras como "Importante" ou "Marque seus calendários" e inclua a data e o motivo. Por exemplo, seu assunto pode ser: "Importante: Almoço de trabalho em 2/18/09-RSVP necessário". Para o almoço com um cliente, é claro, você precisará refinar a linha de assunto e transformá-la em uma solicitação, em vez de uma demanda.
Use o corpo do e-mail para explicar a necessidade da reunião de almoço e o que você gostaria que os participantes trouxessem ou compartilhassem durante a reunião. Dependendo de quão difícil é imobilizar as pessoas, você pode exigir que elas respondam, para que você possa finalizar a contagem de reservas com o restaurante.Se você estiver preparando um almoço para o cliente, talvez queira solicitar uma reunião de almoço e declarar quais itens você gostaria de discutir com eles.
Dicas
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Sua abordagem deve ser baseada na atmosfera de trabalho de sua empresa, do casual ao formal. Envie uma cópia ao pessoal administrativo para que o calendário do escritório possa ser atualizado.
