Quando você conduz qualquer negócio, seus acionistas, gerentes e clientes esperam eficiência, confiabilidade e segurança. Isto é especialmente verdadeiro para transações financeiras. O controle interno garante que todos os processos organizacionais ou de negócios atendam a essas demandas. No entanto, é importante identificar quaisquer pontos fracos em sua configuração de controle interno. Existem vários meios de detectar essas deficiências e informações estão disponíveis para ajudá-lo. A Comissão de Valores Mobiliários, por exemplo, emitiu diretrizes para monitorar os controles internos.
Catalogue todos os seus procedimentos de controle interno. Isso incluirá documentar transações financeiras, design e testes de produtos, procedimentos de compra e auditoria interna. Saiba exatamente com o que você está lidando antes de inspecionar os procedimentos. Tente identificar partes da empresa ou organização que possam estar mais expostas do que outras. Avalie também o design de seus controles. Isso normalmente inclui documentação, organização, segregação de funções, feedback e treinamento.
Realize uma avaliação de risco para todos os seus procedimentos de controle. Identifique as falhas mais prováveis em sua empresa ou organização. Uma avaliação de risco geralmente assume a forma de uma tabela. Cada novo risco é colocado em uma fileira. Para examinar o risco, adicione um número de colunas indicando o que poderia dar errado, por que, quem é responsável por esse processo específico, quem o inspecionou, soluções e quando a pessoa responsável agiu.
Realize uma auditoria interna. Isso incluirá estoques de estoque e ativos, reconciliação de caixa e contas a pagar. Conciliação de caixa significa que a quantidade de caixa líquido de propriedade da empresa está correta quando comparada às receitas e despesas. Auditoria de contas a pagar significa verificar se todos os pagamentos estão indo para a empresa ou indivíduo correto. Estes devem ser cruzados com todas as demonstrações financeiras internas (departamento de contas) e externas (bancos).
Educar a equipe em processos e métodos modernos de controle interno. Controles internos, como muitos outros aspectos do negócio, evoluem constantemente. Notifique seus funcionários sobre quaisquer alterações e mantenha-as bem treinadas. A falta de conhecimento e treinamento é uma das principais razões para falhas no controle interno. Teste o conhecimento dos trabalhadores e realize sessões de revisão durante o treinamento da equipe.
Monitore sua equipe de controle interno. Avaliações de risco são geralmente criadas por aqueles que fazem o controle interno. O monitoramento ou a realização de inspeções externas permite que terceiros identifiquem possíveis fragilidades que a pessoa ou a equipe em vigor não cumpriu. Estes podem variar desde o processo em si até a supervisão daqueles que o controlam. Uma empresa de auditoria externa geralmente realiza essas inspeções. A maioria das empresas tem relacionamentos com auditores externos confiáveis.
Examine o feedback dos clientes e das partes interessadas. Existem queixas comuns? Houve alguma violação do controle interno? Por exemplo, se um número de clientes relatar a mesma falha do produto, como um botão defeituoso, você poderá retroceder nos procedimentos da sua empresa para encontrar o problema. Isso normalmente significa revisar, em ordem inversa, entrega, montagem, fabricação, teste e projeto.
Olhe para relatórios departamentais. Existem áreas da empresa que pioraram ou não estão melhorando como esperado? Tais questões podem ser devidas a outros fatores, mas também podem sinalizar algum tipo de falha no controle interno. Cada departamento é capaz de controlar e monitorar o que faz; mas os relatórios departamentais precisam estar ligados para refletir o negócio como um todo. Examine se cada departamento possui um mecanismo suficientemente forte para que sua equipe relate os pontos fracos do controle.
