Projetar um sistema de controle interno para o seu negócio requer planejamento e compreensão das operações detalhadas da empresa. Os controles internos atendem a vários propósitos, mas os principais são garantir que o negócio funcione conforme pretendido e evitar oportunidades para os funcionários se apropriarem de mercadorias ou dinheiro. Os controles internos permitem que o proprietário de uma empresa tenha a tranquilidade de saber que tudo está funcionando adequadamente, sem ter que supervisionar pessoalmente todas as facetas da operação.
Analise cada um dos principais processos em sua empresa: produção, gerenciamento de estoques, contas a receber, contas a pagar, conciliação bancária e qualquer outro processo em que seja possível cometer uma fraude por roubo ou ocultação. Coloque nomes ou cargos em cada parte do processo pelo qual um indivíduo é responsável. Se você não tiver certeza de como um processo funciona, passe tempo "no campo" e assista ao processo ou faça perguntas aos responsáveis.
Avalie cada etapa de cada processo em busca de pontos fracos no controle que permitam uma oportunidade de roubar ativos da empresa. Concentre-se nas áreas em que um único indivíduo tem a custódia dos ativos e a contabilidade para eles. Por exemplo, se um funcionário tiver controle sobre a caixa registradora e também for responsável por reconciliá-lo no final da noite, o funcionário terá a oportunidade de roubar dinheiro e ocultá-lo falsificando a reconciliação. Outro exemplo é ter um único funcionário responsável por abrir o e-mail recebido e também ser responsável por registrar os cheques de contas a receber que chegam pelo correio.
Altere os procedimentos para as áreas em que você avaliou os controles internos fracos. Separe a função de custódia da função de relatório sempre que possível. Embora você possa não ter funcionários suficientes para que pessoas diferentes realizem cada tarefa, funções alternativas entre os funcionários precisam segregar funções incompatíveis sempre que possível.
Documente os novos procedimentos completamente e familiarize os funcionários com eles. Solicite feedback dos funcionários sobre a eficiência dos novos procedimentos. É importante certificar-se de que os procedimentos fazem sentido do ponto de vista comercial e operacional e não apenas como um controle. Ajuste os procedimentos de acordo com o feedback, mas tenha sempre em mente a finalidade dos controles.
Implemente uma política de férias obrigatória, se ainda não o fez. A maioria dos problemas de roubo crônico nas empresas pode continuar porque ninguém mais desempenha as funções do ladrão.Quando empregados ladrões são forçados a tirar férias e outra pessoa os preenche, eles não podem continuar ocultando o crime. Esta política pode impedir o roubo, bem como descobri-lo se isso acontecer.
Dicas
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Avalie a eficácia de seus controles internos pelo menos anualmente e melhore-os, se necessário.
Aviso
Não tenha medo de implementar controles internos fortes porque teme que seus funcionários pensem que você não confia neles. Funcionários honestos querem trabalhar em um ambiente adequadamente projetado.
