Enquanto e-mails rápidos e telefonemas são suficientes para muitos fins comerciais, ainda há algumas coisas que precisam ser tratadas com a permanência e profissionalismo de uma carta. Diferentes situações exigem letras diferentes, e embora haja muitas razões diferentes pelas quais você pode precisar escrever uma carta profissional, pode ser útil familiarizar-se com alguns dos tipos mais comuns de cartas comerciais com antecedência.
1. Ordene as Cartas de Colocação
Como o nome indica, uma carta de colocação de pedido é escrita para colocar uma ordem de mercadorias. Essas letras são muito comuns, mas também são muito formais e devem ser escritas de uma maneira muito precisa e específica, e é por isso que pode ser útil procurar um modelo para essas letras antes de escrever uma.
2. Cartas Introdutórias de Vendas
Quando você quer vender produtos para um novo cliente, você precisa se apresentar. Isso é muito parecido com o modo como você se apresenta a alguém em uma festa, já que quer causar uma ótima primeira impressão em ambas as situações. Você quer mostrar ao seu cliente-alvo quais produtos ou serviços você oferece, como eles podem ajudá-los e o que torna sua empresa diferente dos outros.
3. Comunicados Circulares
Uma circular é assim chamada porque circula para um grande público. Em outras palavras, enquanto a maioria das cartas é correspondência privada entre duas ou mais partes, uma circular é distribuída para grupos enormes de uma só vez. Porque estes são destinados a muitos leitores, eles devem ser escritos para o seu público-alvo. Lembre-se também de mantê-los genéricos o suficiente para atrair todos os que os recebem.
4. Cartas de Reconhecimento
Essas cartas são enviadas apenas para confirmar que sua empresa recebeu um documento ou pacote comercial. Eles operam essencialmente como um recibo e devem ser enviados assim que o item for recebido.
5. Cartas de Acompanhamento
As cartas de acompanhamento podem ser enviadas depois de muitos tipos de correspondência. Um candidato a emprego pode enviar um acompanhamento após uma entrevista. Um vendedor pode enviar uma semana ou duas depois de enviar uma carta introdutória de vendas. Eles podem ser enviados após uma reunião para reiterar os acordos feitos por ambas as partes. Essencialmente, estes servem simplesmente para lembrar o destinatário de uma comunicação prévia e instar o progresso na próxima etapa do relacionamento ou projeto.
6. Cartas de Apologia do Serviço ao Cliente
No mundo dos negócios, às vezes as coisas dão errado. Seja ou não culpa de sua empresa e se poderia ou não ter sido evitada, uma carta de desculpas pode ajudar muito a consertar um relacionamento com um cliente prejudicado. Essas cartas geralmente passam pelo departamento jurídico para garantir que a empresa não esteja se expondo a responsabilidade legal.
7. Cartas de Interesse
Embora as cartas de interesse sejam mais comumente usadas pelos candidatos a emprego, notificando os empregadores sobre seu interesse em uma posição na empresa, elas também podem ser usadas para expressar que sua empresa está interessada em trabalhar em um projeto específico com outra empresa ou organização sem fins lucrativos.
8. Cartas de Condolência
Seja lamentando a perda de um funcionário, rival, parceiro ou qualquer outra pessoa em seu círculo profissional, cartas de condolências não são fáceis de escrever, mas podem ser um gesto comovedor para os mais afetados pela morte.
9. Memorandos Em Exercício
Embora os memorandos sejam geralmente informais, essas comunicações internas são como cartas comerciais de um funcionário para outro. Os memorandos podem ser escritos em quase todos os assuntos, desde acréscimos de código de vestimenta a graves infrações de funcionários.
10. Carta de Louvor
Embora seja sempre bom elogiar um funcionário que vai além, eles devem ser reservados para ações verdadeiramente notáveis, pois quanto mais frequentemente eles são distribuídos, menos eles querem dizer para os que os recebem.
