Na contabilidade, existem vários documentos financeiros usados para rastrear as transações e a saúde financeira geral de uma empresa. O razão geral e o balanço são dois dos documentos centrais no processo contábil de uma empresa. Embora incluam informações semelhantes, o razão geral e o balanço patrimonial não são os mesmos. Sua finalidade é separada e os métodos de registro de informações em cada um são diferentes.
Definição
Todas as transações são lançadas no razão geral do diário usando um sistema de débitos e créditos, da mesma forma que você usa em um talão de cheques. É o núcleo dos registros financeiros da sua empresa, acompanhando todas as transações desde o primeiro dia do histórico da sua empresa. Um balanço não é registrado com tantos detalhes quanto um razão geral. É um instantâneo da saúde financeira de uma empresa em termos de ativos e passivos em um determinado momento.
Estrutura
Contas em um razão geral são agrupadas em cinco categorias; ativos, passivos, patrimônio, receita e despesas. Normalmente, há uma página separada para cada conta controlada pelo razão geral. As transações são registradas em um razão geral conforme ocorrem para cada conta. Por exemplo, um pagamento feito a um credor seria registrado em "despesas" e, no mesmo dia, se um cliente efetuasse um pagamento para a empresa, ele seria registrado em "receita". Um balanço não é dividido em páginas separadas. Em vez disso, os totais de cada categoria são registrados como estão nesse período. Por exemplo, os totais de receita a partir de 31 de dezembro seriam registrados e as despesas também seriam totalizadas e registradas. Assim, os pagamentos ao credor A, B e C seriam somados, em vez de serem registrados individualmente.
Propósito
O razão geral é usado como uma fonte de dados para outros documentos financeiros, incluindo o balanço patrimonial. O razão geral rastreia transações e mantém um registro de todos os dados para a empresa, para que outros documentos financeiros possam ser compilados com precisão. Inconsistências, erros e perdas contábeis podem ser rastreados através do razão geral. O balanço mostra quem está olhando para ele (como um credor, por exemplo) o que uma empresa possui, bem como o que ela deve a outras partes até a data da conclusão. Balanços geralmente são usados para determinar se uma empresa se qualifica para crédito ou empréstimo. Credores, investidores (potenciais e atuais), administradores, fornecedores, clientes, órgãos governamentais e sindicatos usam o balanço para prever onde a empresa estará, ou como ela ficará financeiramente no futuro. Para um credor, essa é uma ferramenta para estimar o "risco" da empresa ao considerar um empréstimo. Para o CEO ou presidente da empresa, o balancete ajuda a determinar se a empresa tem muito estoque ou se precisa aumentar a receita.
