Uma carta comercial pessoal é escrita de um indivíduo para uma empresa ou organização. Tal carta pode ser escrita por uma série de razões: para resolver um problema como um erro em uma conta; solicitar uma devolução ou troca de um produto; louvar o bom trabalho de um empregado; ou pedir uma doação de tempo, dinheiro, produtos ou serviços para um benefício. Seja qual for o motivo, uma carta comercial pessoal é escrita em um pedaço de papel em branco, não em papel timbrado. Considere o seguinte da próxima vez que você deve escrever um.
Configurações da página
Use margens de 1 polegada na parte superior, inferior e nas laterais da sua página. Se a sua carta comercial pessoal for curta, aumente a margem superior para 2 polegadas e as laterais para 1½ polegadas. Use uma fonte fácil de ler como Times New Roman, Arial ou Cambria no tamanho de fonte de 11 ou 12 pontos. Espaço único suas linhas.
Carta estilo
Se estiver usando o estilo de letra de bloco, todas as linhas começam na margem esquerda. Para o estilo de bloco modificado, inicie a data e as linhas de fechamento no centro da página, em vez da margem esquerda.
Seu endereço e a data
Seu endereço (também chamado de endereço do remetente) começa na primeira linha da página, e todos os termos normalmente abreviados como rua, apartamento ou avenida devem ser explicados (para formalidade). Não esqueça a vírgula entre o nome da sua cidade e a abreviação de duas letras do seu estado. Não deixe nenhum espaço em branco entre a última linha do seu endereço e a data, que é o dia em que a carta é preenchida ou enviada. Digite o mês, dia e ano na primeira linha, soletrando o mês. Por exemplo, digite "27 de setembro de 2008" em vez de "27 de setembro de 2008" ou "27/9/08". Não esqueça a vírgula entre a data e o ano. Se você estiver usando o estilo de bloco modificado, comece a digitar seu endereço no centro da página, em vez da margem esquerda.
Nome do Destinatário, Nome da Empresa e Endereços
Quatro linhas (ou 1 polegada) abaixo da data, digite o nome do destinatário começando com "Mr." ou "Ms." Use o nome e o sobrenome, seguido por uma vírgula e o título do destinatário (por exemplo, Gerente, Supervisor, Coordenador). Na linha seguinte, digite o nome da empresa, seguido do endereço da empresa (também chamado de endereço interno), sem abreviações, exceto a do estado.
Saudação
Uma linha em branco depois, digite a saudação usando o mesmo nome usado no endereço interno, começando com "Dear". A saudação em uma carta comercial pessoal deve terminar com dois pontos. Por exemplo, "Prezada Sra. Lucinda Jones:"
Corpo
Em uma carta comercial pessoal, o corpo começa em uma linha em branco após a saudação. Espaço único e Justificar à esquerda cada parágrafo no corpo, deixando uma linha em branco entre os parágrafos. A concisão é a chave: comece com uma abertura amigável seguida pelo propósito da carta. O segundo parágrafo deve justificar o objetivo; forneça detalhes como números de contas, números de faturas, datas de remessas ou serviços e nomes de produtos ou funcionários para ajudar seu leitor e sua causa. Forneça apenas antecedentes pertinentes e informações de apoio, tendo em mente que o seu leitor está ocupado. O último parágrafo deve reafirmar o propósito (do primeiro parágrafo) e, se necessário, solicitar algum tipo de ação.
Fechamento e manutenção de registros
O fechamento de sua carta comercial pessoal deve ser justificado à esquerda, a menos que você esteja usando o estilo de bloco modificado, o que requer o início do fechamento no centro da página. Se o seu fechamento for mais de uma palavra (por exemplo, "Obrigado" ou "Sinceramente seu"), use apenas a primeira letra da primeira palavra e use uma vírgula após a última palavra, não dois pontos, como sugerido após a saudação. Três linhas em branco depois, digite seu nome completo. Você pode imprimir sua carta e assinar fisicamente seu nome entre o fechamento e seu nome digitado, se desejar. Cartas de negócios pessoais são gravadas de comunicação entre você e uma empresa. Portanto, é uma boa ideia manter uma cópia das cartas comerciais pessoais que você escreve. Se você está preocupado com a chegada deles pelo correio, certifique-os na agência dos correios antes de enviá-los para que você saiba quando a empresa recebe suas cartas.
