Todas as empresas têm processos, seja para montar um produto, processar um pagamento com cartão de crédito, a bordo de um funcionário ou verificar a garantia de qualidade. Às vezes, esses processos funcionam perfeitamente e outras vezes não. O gerenciamento de processos de negócios é um sistema que adquire seus processos e os transforma em formato de nadador olímpico. Uma boa implementação de BPM aumentará a visibilidade de seus processos, facilitando a remoção de gargalos e evitando a duplicação de trabalho.
Dicas
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O gerenciamento de processos de negócios é uma metodologia para simplificar a maneira como uma empresa faz as coisas, com o objetivo de melhorar o desempenho.
O que é um exemplo de um processo de negócios?
Um processo de negócios é uma série de etapas que as pessoas em sua organização realizam para atingir uma meta específica. Essas etapas são repetidas muitas vezes, muitas vezes por muitas pessoas e geralmente de maneira padronizada. Apenas sobre qualquer coisa - desde a autorização de uma solicitação de férias até a avaliação da triagem que a equipe médica realiza na sala de emergência - qualifica-se como um processo de negócios.
Tomemos, por exemplo, o exemplo de um pedido de empréstimo para um banco. Para iniciar este processo, o cliente preencherá um formulário eletrônico no site do banco. Agora, as rodas do banco começam a girar. Primeiro, o banco verificará se o cliente preencheu o formulário corretamente. Em seguida, o aplicativo passará por uma verificação de crédito. Outra pessoa pode realizar uma verificação de renda, outra equipe pode solicitar documentação adicional e pode haver outras atividades para permitir que o banco tome uma decisão sobre a aprovação do empréstimo.
A chave é que o processo é multifacetado. Como a maioria dos processos de negócios, envolve várias etapas e várias pessoas, e essas pessoas usam várias ferramentas e sistemas para fazer as coisas. Em conjunto, todo o sistema é projetado para converter uma série de entradas (o aplicativo de empréstimo e os documentos de suporte) em uma saída desejada (uma decisão de aprovação que é comunicada ao cliente).
O que é o gerenciamento de processos de negócios?
Quando sua empresa é muito pequena, os processos de negócios são relativamente fáceis de gerenciar. Pode haver apenas um punhado de pessoas no escritório realizando tarefas diárias, e todos têm uma visão geral sólida do quadro geral. Essa situação muda conforme você cresce. Tarefas que antes eram tratadas por uma pessoa são repentinamente entregues entre vários departamentos. As pessoas duplicam o esforço umas das outras, as tarefas caem nas rachaduras e há um potencial maior para as pessoas cometerem erros.
O objetivo principal do gerenciamento de processos de negócios é colocar esses processos caóticos sob o microscópio e descobrir como melhorá-los. A maneira mais fácil de entender isso é visualizar todas as atividades em seu processo como um fluxograma de etapas. O BPM é a disciplina de formalizar essas etapas em um fluxo de trabalho mais lógico e consistente.
Quais são as vantagens do gerenciamento de processos de negócios?
O principal objetivo do BPM é economizar tempo e dinheiro reduzindo a gordura em seus processos, como remover os gargalos, eliminar redundâncias e interromper a duplicação desnecessária de trabalho. No entanto, o BPM não tem tudo a ver com o aumento da lucratividade, e há outros resultados positivos dos quais as empresas podem se beneficiar:
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Tanto os funcionários quanto os gerentes se beneficiam de uma definição mais clara de seus papéis e responsabilidades, já que todos eles seguem um fluxo sistemático para fazer as coisas.
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As equipes se unem e se comunicam melhor quando todos estão na mesma página sobre as saídas e prazos.
- Há menos estresse porque os funcionários com excesso de trabalho não precisam mais comparecer às reuniões de acompanhamento ou fazer malabarismos com várias tarefas concorrentes de uma só vez.
- O BPM alinha seus processos com as prioridades organizacionais para que você não perca tempo nos processos que agregam o menor valor aos negócios.
- Os gerentes obtêm uma melhor visibilidade do fluxo de trabalho, o que fornece uma trilha útil para auditoria e conformidade regulamentar.
- Os clientes se beneficiam de prazos de entrega melhores, levando a uma maior satisfação do cliente.
Como funciona um BPM?
O BPM é, antes de tudo, uma metodologia. Consiste em uma série clara de etapas e técnicas que ajudam a formalizar o processo de BPM para que os resíduos e outras ineficiências possam ser identificados e aprimorados. Das muitas metodologias estabelecidas de BPM, algumas, como Lean ou Six Sigma, entraram no vocabulário popular. Metodologias genéricas seguem muitos dos mesmos princípios. Qualquer que seja a metodologia escolhida, você pode esperar que ela se concentre nos três pilares do BPM: processo, pessoas e tecnologia.
Processo
O foco principal do BPM é otimizar os processos de negócios para que eles sejam adequados à finalidade e alcancem os resultados corretos no momento correto.
Pessoas
Certificar-se de que as pessoas façam as coisas certas da maneira certa é a chave para um processo bem-sucedido. O BPM examina as tarefas que as pessoas estão realizando e faz perguntas como: De quem é o trabalho para executar a Tarefa A e em que período de tempo? O que acontece se a pessoa relevante ignorar o problema? Quem é alertado quando o processo está preso? Esse nível de visibilidade é essencial para a eficiência do sistema.
Tecnologia
Para que seus processos funcionem sem problemas, a transição de tarefas deve ser perfeita o tempo todo. O software de gerenciamento de processos de negócios é a ferramenta que ajuda a impor o processo. Portanto, se você executar um exercício de BPM e definir um processo melhor, a tecnologia pode ajudar a garantir que o processo esteja sendo executado da maneira exata que você definiu. Um recurso principal da tecnologia é coletar dados de desempenho para que você possa acompanhar as métricas essenciais para o sucesso do processo.
Como você projeta uma metodologia de BPM?
O BPM funciona de maneira diferente dependendo do tipo de negócio que você possui. Portanto, antes mesmo de começar a projetar uma metodologia de BPM, você deve avaliar o que deseja melhorar implementando-a. Se você é uma organização de serviços, por exemplo, talvez queira que o BPM melhore seu tempo de resposta para os clientes. As empresas que fabricam ou constroem produtos, por outro lado, podem buscar melhor eficiência e desempenho na linha de montagem ou sincronização com outros sistemas e processos.
Usando esses guias comerciais como um guia, cada metodologia de BPM seguirá um ciclo de vida de fases, cada uma com seu próprio conjunto de tarefas que precisam ser implementadas. A metodologia BPM mais comum, DMEMO, segue cinco etapas: projetar, modelar, executar, monitorar e otimizar.
Estágio Um: Design
A fase de design usa a tecnologia BPM para mapear seu processo como ele é agora, antes de reprojetar o fluxo de trabalho para que o processo seja executado com muito mais eficiência. O que você vê na tela é uma representação visual do fluxo de trabalho para que você possa ver rapidamente onde os gargalos e a duplicação podem estar situados. A ideia é criar o fluxo de trabalho mais simples e direto possível, para que o processo possa ser concluído no menor tempo possível, com menos erros.
Estágio Dois: Modelagem
Esta fase é sobre como testar seu processo para ver como ele funciona sob diferentes condições. Pense nisso como um exercício "e se". E se nós alocássemos duas pessoas para essa tarefa? E se esse funcionário atrasar sua produção? E se essa tarefa fosse feita de uma maneira diferente? Podemos fazer mais melhorias?
Terceira Fase: Execução
Depois de simular o fluxo de trabalho, o próximo passo é testar o processo aprimorado no solo usando o mecanismo de fluxo de trabalho do seu software de BPM para alocar cada tarefa no processo para uma ou mais pessoas.
Estágio Quatro: Monitoramento
Monitoramento é o processo de coleta de dados para garantir que o processo esteja funcionando conforme o esperado. Usando sua tecnologia, você pode acompanhar uma única etapa em um único processo - da mesma forma que acompanharia um pacote da FedEx - ou pode agregar os dados e ver como está indo no fluxo de trabalho como um todo. As ferramentas implantadas nesse estágio incluem monitoramento de atividades de negócios, painéis, relatórios e ferramentas de auditoria.
Estágio Cinco: Otimização
Nesse estágio, seu processo pode estar longe de ser perfeito. Agora, você precisa considerar o que pode fazer para otimizar ainda mais o processo. Por exemplo, você precisa adicionar outro recurso a áreas específicas onde os gargalos ocorrem com frequência? Tenha em mente que a otimização não é um evento único. Em vez disso, você precisa ouvir o feedback dos funcionários e clientes e fazer alterações sempre que ocorrerem problemas. Se o novo processo não melhorar a experiência do serviço, não se pode dizer que ele seja um sucesso.
Quem realiza o gerenciamento de processos de negócios?
Geralmente, é preciso uma equipe de especialistas com conhecimento de TI e de negócios para implementar um projeto de BPM, mas realmente depende do escopo do projeto que você está planejando executar. Se você está procurando algumas conquistas rápidas melhorando alguns processos de baixo risco e alto retorno em sua própria pequena empresa, então deve ser relativamente fácil obter um projeto de BPM fora do papel auxiliado por uma pequena equipe interna e alguns software de qualidade para mapear seus processos.
Uma boa maneira de começar é participando de um curso de treinamento em BPM. Uma rápida pesquisa no Google deve mostrar algumas opções locais ou um programa on-line. Muitas empresas optam por colocar seus funcionários em um programa de certificação de gerenciamento de processos de negócios que permite que funcionários-chave sejam treinados oficialmente nas metodologias apropriadas. Atualmente, o Business Process Management Institute oferece 30 programas e sete certificados nas várias disciplinas e metodologias associadas ao BPM. Verifique o site deles para obter detalhes.
O que é uma ferramenta de BPM?
Simplesmente, uma ferramenta de BPM é o software que você usa para automatizar a implementação do BPM. Seu trabalho é permitir a transformação de seus negócios para que você possa levar seus processos a novos patamares. As opções são tão amplas quanto longas, mas, geralmente, você estará procurando um sistema com pelo menos os seguintes recursos:
- Ferramenta de diagramação de processamento visual: permite modelar seus processos e criar novos fluxos de trabalho. Algumas ferramentas exigem habilidades de codificação como forma de implementar a modelagem; outros fornecedores oferecem uma abordagem de baixo código que usa um sistema "arrastar e soltar". O último pode funcionar bem se você não tiver um programador hardcore no time.
- Painéis de gerenciamento e controle de acesso: Isso dá aos tomadores de decisão a visibilidade para acompanhar o progresso e fornece segurança ao restringir o acesso de informações a determinadas pessoas.
- Tratamento de erros: é útil ter um módulo de verificação que encontre e resolva erros e avarias.
- Integração com software existente: Sua solução BPM será de uso limitado se não se comunicar com outros sistemas ERP / CRM principais.
- Relatórios e análises: uma boa solução de BPM executará relatórios sobre métricas-chave como itens abertos, o tempo médio necessário para concluir uma tarefa e a frequência com que um item é reencaminhado.
Em termos de ferramentas específicas de gerenciamento de processos de negócios, é um mercado bastante concorrido. Alguns dos grandes players incluem Pegasystems, estúdio bpm'online, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian e Process Street. As resenhas estão prontamente disponíveis na internet, e a maioria das ferramentas vem com um teste gratuito de 14 dias para que você possa examinar as funções antes de fazer uma compra final.
