Uma sala de conferência é usada por executivos da empresa para realizar reuniões e para sediar eventos para colegas de trabalho ou visitantes de negócios. A configuração de uma sala de conferência pode afetar muito a forma como as pessoas experimentam uma reunião, já que as pessoas sentadas na parte de trás podem não conseguir ouvir ou ver tudo o que está acontecendo na frente da sala. Antes de começar a configurar uma sala de conferência, analise o espaço para determinar qual configuração funciona melhor para o espaço fornecido. Desta forma, todos os envolvidos terão a mesma experiência durante apresentações ou eventos.
Caminhe pela sala de conferências antes de começar a projetar o espaço. Localize todas as tomadas elétricas no espaço, pois a frente da sala pode precisar de tomadas elétricas. Projetores e telas podem exigir eletricidade para funcionar, então configure a frente da sala onde as tomadas estão disponíveis. Isso é feito para minimizar os fios no chão, pois as pessoas podem tropeçar neles enquanto caminham pela sala de conferência.
Analise o tamanho do espaço e compare o tamanho com as necessidades da empresa. Se a empresa está procurando um espaço para ter reuniões com 20 pessoas ou menos de uma só vez, a configuração de mesas e cadeiras é diferente de um espaço que precisa manter centenas de pessoas em um determinado momento. Usar uma configuração de estilo de teatro com linhas elevadas pode ser mais eficiente para centenas de pessoas, em oposição a uma configuração em forma de U, já que a configuração em forma de U é mais adequada para 20 pessoas ou menos. Uma única tabela de conferência deve ser usada somente se a empresa planeja hospedar apenas menos de 15 pessoas ao mesmo tempo, pois os funcionários localizados em uma extremidade da mesa devem poder ouvir as pessoas sentadas na extremidade oposta.
Adicione uma tela ou projetor de apresentação à frente antes de adicionar mesas e cadeiras ao espaço. Conecte todos os dispositivos elétricos e esconda os fios ao longo das paredes ou embaixo dos carpetes.
Coloque as tabelas na configuração desejada que você escolheu para a sala de conferência. As tabelas devem ser colocadas juntas, se você estiver usando o método em forma de U. A configuração do teatro exige que as tabelas sejam colocadas em caixas ou plataformas elevadas. Coloque a plataforma no espaço desejado antes de começar a adicionar as tabelas.
Caminhe ao redor do espaço e coloque-se atrás da mesa para testar se cada assento é aceitável em termos de ver a frente da sala sem obstruções. Não coloque alguém em um assento onde ela não possa ver a frente. Faça isso antes que as cadeiras sejam adicionadas à sala, pois pode ser mais difícil alterar a configuração com cadeiras e mesas na sala.
Adicione todas as cadeiras à sala de conferência e coloque as cadeiras debaixo das mesas para economizar espaço. Isso fará com que a sala de conferência pareça maior e mais organizada.
Adicionar garrafas de água, canetas, blocos de papel e, possivelmente, frutas para as mesas de conferência antes de um evento.
