Informar sobre um subsídio que sua organização recebeu é um aspecto importante do relacionamento entre a instituição que realiza o financiamento e o beneficiário do subsídio. Os relatórios de subsídios fornecem informações sobre as atividades realizadas na proposta de concessão original, novas descobertas, armadilhas, sucessos e finanças. Ser honesto, claro e imediato em um relatório de subsídios ajuda a instituição doadora avaliar seu impacto e aprender com a experiência de sua organização. É importante informar sobre as entregas e atividades específicas propostas na proposta de concessão original. Geralmente, os relatórios de subsídios incluem uma carta de apresentação, uma folha de rosto, uma narrativa e uma seção financeira.
Reunir Informações e Delegar Tarefas
Ao começar a escrever um relatório de concessão, você quer ser claro sobre as especificidades que você propôs na proposta de doação e estar muito familiarizado com o projeto financiado por essa concessão. Consulte a proposta de concessão e a carta de concessão de subvenção.
Bem antes do prazo final do relatório, peça ajuda aos chefes dos departamentos apropriados que você precisa para concluir a concessão. Por exemplo, consulte finanças e contabilidade para as demonstrações financeiras, equipe do programa para relatórios de campo, diretor executivo para assinatura e comunicações para imagens.
Recolha os vários materiais e mantenha-os na ponta dos seus dedos enquanto os coloca todos juntos no relatório.
Escreva a folha de rosto e a seção narrativa
A primeira seção é a folha de rosto e solicita informações básicas de contato e dados que vincularão seu relatório de concessão a sua proposta de concessão original. Esta seção inclui o nome legal da sua organização, o intervalo de datas do projeto descrito na concessão, o nome do diretor executivo ou presidente da sua organização, o nome da pessoa de contato mais familiarizada com o projeto financiado e o relatório da concessão. Além disso, inclua seu endereço completo, números de telefone e fax, endereço de e-mail, nome do projeto, valor da concessão, número de identificação do subsídio e o objetivo da concessão. Certifique-se de que todas essas informações correspondam ao que está no pedido de subsídio e carta de adjudicação original. No rodapé do seu relatório, coloque o número do seu ID de concessão e o número da página do relatório.
Na seção narrativa, explique como o financiamento do projeto fez diferença em sua comunidade ou nas vidas das pessoas que você ajudou. Você pode fornecer dados quantitativos e estatísticas, como taxas de graduação, níveis de rendimento ou notas. Você também pode fornecer dados qualitativos, como pesquisas, entrevistas ou histórias de indivíduos ou famílias que se beneficiaram de seus serviços.
Diga ao doador se descobriu algo novo como resultado da concessão. Explique em detalhes se algo inesperado ocorreu, bom ou ruim.
Diga ao doador se você trabalhou em colaborações com outras organizações e como isso afetou o projeto. Isso é importante porque os grantmakers valorizam a colaboração entre as organizações.
Compartilhe as lições aprendidas com o projeto. Descreva detalhadamente os desafios que surgiram durante o projeto e como você os superou. Se você fizer isso bem, ganhará muito respeito do doador. Eles apreciam quando as organizações sem fins lucrativos contam como se estivessem em oposição ao revestimento de açúcar da situação.
Deixe o grantmaker saber quais são os planos futuros para o projeto. Inclua as fontes de financiamento se o projeto continuar. Explique como você pode alterar o projeto, dadas as novas lições aprendidas.
Agradeça ao doador por sua generosidade em investir em seu projeto. Expresse sua gratidão. Adicione quaisquer comentários pertinentes adicionais.
Incluir Finanças
O doador pode pedir demonstrações financeiras específicas, como renda, fluxo de caixa e balanço patrimonial. Envie as instruções solicitadas para o ano do projeto. Explique quaisquer mudanças extremas em sua saúde financeira desde o momento em que você recebeu o prêmio de subsídio até o momento em que você está relatando. É melhor que você aponte e tenha uma boa explicação do que fazer o doador descobrir por conta própria. Seja direto.
Fornecer um relatório detalhado sobre os fundos do subsídio gasto nos projetos específicos. Os detalhes que você fornece nesta seção devem corresponder diretamente ao seu orçamento na proposta de concessão.
Se você tiver custos inesperados, inclua-os no relatório e identifique-os como tal. Explique também esses custos na seção narrativa do relatório da concessão.
Empacote o relatório
Inclua uma breve carta de apresentação detalhando o conteúdo do relatório que deve incluir seu número de ID do prêmio. A carta deve ser do diretor executivo ou presidente de sua organização para seu equivalente na instituição doadora. A carta deve agradecer ao doador pela concessão, novamente. Você nunca pode realmente agradecer o suficiente.
Edite a narrativa de concessão com a ajuda de outro colega. Obtenha uma aprovação final das finanças sobre as finanças. Certifique-se de que a fonte e o tom do relatório sejam consistentes durante a edição.
Anexe pesquisas, gráficos, mapas, estatísticas ou informações coletadas para medir seu projeto. Você resumiu os aspectos mais importantes na seção narrativa, mas estes devem ser disponibilizados para referência. Apresentar todos os dados da forma mais concisa possível.
Use anexos promocionais com moderação. Os doadores estão muito ocupados e simplesmente não têm tempo para percorrer cada um dos folhetos, fotos e press releases do evento. Escolha as duas ou três melhores fotos, uma peça de mídia publicada ou veiculada e talvez um boletim informativo da sua organização. Se você optar por anexar material adicional, certifique-se de que ele ajude seu caso e esteja diretamente relacionado ao projeto.
Obtenha uma assinatura de um representante autorizado da sua organização - provavelmente a mesma pessoa que assinou o pedido de subsídio.
Submeter no horário
Envie o relatório da concessão no meio e no modo ditado na carta de adjudicação. A instituição grantmaking pode solicitar um e-mail, ter um portal on-line ou preferir três cópias enviadas pelo correio do USPS. É sempre mais seguro verificar novamente.
Confirme o recebimento. Se você não receber uma confirmação automática, poderá entrar em contato com a pessoa apropriada da equipe da instituição doadora para confirmar o recebimento do seu relatório de concessão.
Salve uma cópia para seus registros. Apenas no caso de algo acontecer com a entrega do seu relatório de concessão, você precisa estar preparado para fornecer outra cópia ao doador.
