A contabilidade sem fins lucrativos compartilha semelhanças com a contabilidade com fins lucrativos. Embora o principal objetivo de uma organização sem fins lucrativos seja o de não gerar lucros, ainda precisa gerar receita suficiente para operar e administrar as despesas. Essas transações precisam ser cuidadosamente controladas para fins de declaração de impostos, gerenciamento do fluxo de caixa, auditorias de terceiros e para garantir a estabilidade financeira.
Itens que você precisará
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Software de contabilidade, como QuickBooks ou Peachtree
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Extratos bancários e de cartão de crédito
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Informações do cliente, como endereços e números de telefone
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Estoque de cheque em branco
Criar a estrutura contábil
Crie um plano de contas começando com suas contas bancárias e de cartão de crédito. Certifique-se de inserir saldos de abertura a partir da data em que você inicia seu exercício contábil. Mesmo em uma organização sem fins lucrativos muito pequena, é extremamente importante que ela mantenha sua própria conta bancária.
Crie suas contas de responsabilidade. Responsabilidades são qualquer coisa que sua organização sem fins lucrativos deve ou deve. Os impostos sobre os salários são uma responsabilidade muito comum.
Configure qualquer ativo fixo. Esses itens serão de propriedade da organização sem fins lucrativos e não serão consumidos ou usados dentro de um ano. Cabe a você ou seu CPA decidir o limite do valor em dólar para determinar quais compras serão ativos fixos e quais serão uma despesa. Um limite comum para uma organização pequena é de cerca de US $ 500.
Os ativos fixos são depreciados a cada ano com base no cronograma de depreciação do IRS.
Crie contas de despesas. A maioria dos programas de contabilidade criará um plano básico de contas que incluirá despesas relacionadas ao seu setor. É aconselhável separar as despesas operacionais do programa e as despesas de angariação de fundos. Algum financiamento do subsídio do governo exige que as despesas de arrecadação de fundos de uma organização sem fins lucrativos não excedam uma determinada porcentagem das despesas totais.
Configurar clientes Estes serão frequentemente seus doadores. É especialmente importante acompanhar as doações, porque os doadores que doam mais de uma certa quantia a cada ano são informados sobre o seu retorno de imposto. Além disso, se a sua organização for reconhecida pela Receita Federal como 501 (c) (3), as doações são dedutíveis nos impostos e seus doadores desejarão um recibo.
Configure todos os fornecedores e acompanhe com cuidado. Se a sua organização estiver recebendo financiamento de estímulo federal, provavelmente será necessário fornecer relatórios sobre quanto você pagou a cada um de seus fornecedores.
Crie um procedimento
Esteja preparado para auditoria. Se a sua organização receber algum subsídio ou plano do governo para solicitar qualquer tipo de empréstimo ou fiança, você provavelmente estará sujeito a uma auditoria anual de terceiros. Os auditores examinarão seu processo contábil de perto.
Mantenha cópias de todos os documentos. No mundo sem fins lucrativos, é essencial duplicar e manter registros precisos. Os auditores geralmente solicitam cópias de cheques por escrito ou até cheques recebidos. Copie todos os cheques e depósitos escritos e armazene em um fichário. Reconcilie suas contas bancárias e de crédito a cada mês e mantenha cópias dos relatórios de conciliação anexados aos extratos bancários.
Obter aprovação por escrito para todas as despesas, incluindo faturas regularmente pagas. Isto é especialmente verdade para organizações sem fins lucrativos com um conselho de administração.
Dicas
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Crie um conjunto de relatórios por mês. Relatórios de lucros e perdas e balanço são recomendados. Configurar arquivos para todos os fornecedores Crie fichários ou arquivos para todos os principais eventos de captação de recursos. Inclua toda a documentação de apoio para receitas e despesas. A maioria dos softwares de contabilidade oferecerá um plano de contas sugerido. Como alternativa, você pode editar ou criar um plano de contas a partir do zero. É importante mantê-lo o mais simples possível, abstendo-se de criar contas para itens que você usa apenas uma ou duas vezes.
