Encerrar uma teleconferência pode ser crucial em termos de como isso afeta o relacionamento e o futuro dos envolvidos com a teleconferência. Por exemplo, se uma chamada de vendas da conferência terminar mal e não houver conversas sobre as próximas etapas do processo de vendas, podem ser feitos equívocos que podem inibir a venda. É melhor planejar uma estratégia de saída para a chamada, para que a chamada termine sem problemas.
Planeje a ligação. Com o plano certo, os envolvidos com a ligação podem ter certeza de que todos os tópicos serão abordados e todas as questões da agenda serão abordadas. Terminar a chamada prematuramente quando nem todas as informações forem comunicadas pode ser desastroso.
Planeje uma estratégia de saída para diferentes cenários. Por uma variedade de razões, a chamada pode terminar cedo e se terminar cedo, as outras partes devem saber como responder e que passos tomar para garantir que a chamada não seja perdida. Isto pode ser conseguido através da preparação de algumas notas finais e da remoção de medidas práticas.
Resuma a chamada. Quando todos os itens da agenda tiverem sido discutidos e todas as perguntas respondidas. Pergunte ao telefone se ele tiver mais alguma coisa para adicionar, se não tiver, faça um resumo dos pontos da chamada e certifique-se de que todos entendam o que foi dito. Vá um a um e repita quaisquer etapas de acompanhamento com cada membro da teleconferência para que todos saibam quem está fazendo o que e todos estão bem cientes do plano daqui para frente. Encerre dizendo a todos como o acompanhamento será comunicado. Cumpra respeitosamente cada pessoa ao telefone e diga adeus e desligue. Envie um e-mail de acompanhamento para todas as partes que resumirem a chamada.
