Cartas comerciais são frequentemente concluídas pela inclusão de iniciais de referência. Estas iniciais destinam-se a servir de referência ao escritor da carta, ao signatário e ao digitador. Muitas empresas exigem o uso de iniciais de referência em todas as cartas comerciais; outros não fazem.
Colocação
A última seção de uma carta comercial é dedicada às iniciais de referência. Essas iniciais são sempre colocadas na parte inferior de uma letra, duas linhas abaixo do bloco de assinatura e alinhadas com a margem esquerda. Pode haver um ou mais conjuntos de iniciais de referência.
Detalhes
Essas abreviações são usadas para fins de referência, portanto, entender a ordem das iniciais é importante para o leitor da carta; pode haver um, dois ou três conjuntos de iniciais. O signatário das iniciais das letras é colocado em primeiro lugar, em letras maiúsculas, seguido por uma barra (/) ou dois pontos (:). Depois disso, as iniciais do autor são escritas, novamente em maiúsculas, seguidas de uma barra ou dois pontos. As iniciais dos datilógrafos são sempre colocadas por último e devem ser minúsculas.
Propósito
As iniciais de referência são usadas como forma de registrar quem escreveu assinou e digitou um documento. Essas iniciais oferecem uma maneira de as empresas investigarem questões relacionadas às cartas enviadas por uma empresa. Se ocorrer um mal-entendido dentro de uma carta, o leitor pode descobrir que a pessoa que escreveu a carta era diferente da pessoa que a assinou; o escritor pode ter perdido elementos importantes que o assinante da carta queria no documento.
Elementos de cartas de negócios
Quando uma empresa escreve uma carta comercial, ela inclui certos elementos padrão. A maioria das empresas escreve cartas comerciais em papel timbrado. O datilógrafo escreve a data, o endereço do destinatário e a saudação. Depois disso, o datilógrafo escreve o corpo da carta, o fechamento e inclui um bloco de assinatura; as iniciais de referência são consideradas parte do bloco de assinatura. Outros elementos frequentemente incluídos em cartas comerciais são uma linha de referência, que indica o objetivo da carta ou o que é em relação a, ou uma linha de atenção, que garante que o documento chegue à pessoa correta.
