Ao notificar um funcionário, fornecedor ou segurado que seu contrato não está sendo renovado, você precisará enviar uma carta de não renovação. Escrever esta carta com tato e profissionalismo pode facilitar uma separação amigável, sem mencionar a economia de tempo e sofrimento. Essa é uma manobra um tanto complicada; a carta de não renovação deve ser equilibrada entre uma posição firmemente estabelecida e sensibilidade às emoções do receptor.
Indique claramente sua intenção
Exponha claramente o seu propósito. Ambiguidade pode abrir a porta para confusão mais tarde. Depois de declarar o nome da empresa ou organização em questão, explique que o leitor não está sendo renovado. Para assuntos mais delicados, como uma posição de trabalho, a carta deve seguir um telefonema ou reunião pessoal explicando brevemente as razões da não-renovação.
Exemplo:
Você está recebendo esta carta porque atualmente nos fornece um serviço de café mensal para nosso escritório que devemos cancelar em vigor no próximo mês.
Fornecer o histórico
Dê uma razão honesta para a não renovação. Seu destinatário merece uma explicação válida para a decisão. Em muitos casos, o motivo pode ser tão simples quanto uma mudança na política, cortes orçamentários ou término regular da posição. Se a decisão foi baseada em um desempenho ruim, diga isso com um exemplo. Evite catástrofes ou declarações excessivamente acusatórias; em vez disso, mantenha-se calmo e profissional. Certifique-se de ter relatórios de incidentes específicos para fazer backup de qualquer declaração de irregularidade ou desempenho ruim caso a decisão seja questionada.
Exemplo:
Você não está sendo renovado por causa de seu desempenho na capacidade de trabalho, especialmente em termos de pontualidade e comprometimento com o trabalho.
Discutir opções disponíveis
Explique as opções disponíveis para o destinatário. Para uma mudança de política, forneça alternativas e uma data específica de término. Em um local de trabalho ou contrato de fornecedor não-renovação, é essencial não apenas fornecer um cronograma, mas instruções referentes ao tempo e responsabilidades remanescentes. Essa também é uma oportunidade, se você escolher, para informar o destinatário sobre o processo de apelar da não-renovação. Forneça informações de contato para a pessoa responsável por esse processo ou um link para o site apropriado para obter mais informações.
Exemplo:
Tenha em atenção que o seu serviço connosco terminará a 1 de fevereiro. Embora atualmente não necessitemos dos seus serviços, podemos, no futuro, expandir o orçamento. Por isso, não se esqueça de voltar a verificar connosco no final do ano, à medida que reavaliarmos o nosso necessidades.
Contagens de cortesia
Seja gentil. Em muitos casos, uma não-renovação é uma surpresa para o destinatário, e pode ser uma carta difícil de ler, pois muitas vezes representa uma mudança importante na vida ou na receita. Agradeça ao funcionário, ao segurado ou ao fornecedor pelo tempo e contribuições para o negócio e, quando apropriado, deseje-lhes sorte em seus futuros empreendimentos. No entanto, não aludir a quaisquer dúvidas ou dúvidas sobre a decisão, pois isso pode sugerir ao destinatário que ele ou ela deve contestar a decisão, ou mesmo levá-la ao tribunal.
Exemplo:
Obrigado pela valiosa contribuição que você deu ao nosso negócio. Desejamos-lhe sorte em futuros empreendimentos.
O formato apropriado
Assine a carta com seu nome e posição. Dê seu título e informações de contato para que o destinatário entenda sua autoridade na decisão e possa contatá-lo com perguntas. Se você estiver simplesmente relatando uma alteração de política, adicione que a não renovação esteja de acordo com essa política e anexe-a para referência.
Certifique-se de ler as letras pequenas
Se você tiver um contrato por escrito com a pessoa ou serviço que está optando por não renovar, certifique-se de ler as letras miúdas. Pode haver detalhes sobre como e quando você pode rescindir o contrato que deve seguir para não incorrer em uma violação da situação do contrato. Se for um contrato de renovação automática, como o de um serviço mensal, envie por escrito sua solicitação para rescindi-lo e enviá-lo ao departamento apropriado. Certifique-se de incluir a data em que deseja encerrar o serviço. Cabe a você se você quiser incluir o motivo. Se você não cancelar antes do período de renovação, você pode estar preso a uma taxa de rescisão, por isso anote os prazos a serem cancelados quando você entrar em um contrato de renovação automática.
