Não importa quanto dinheiro um grupo tenha em seus cofres, procurar maneiras de economizar dinheiro em eventos faz sentido nos negócios - e ainda mais se esse evento pretende angariar fundos para a organização. Manter os custos baixos com o planejamento inteligente e criativo envolve tempo adicional de reunião e priorização em vez de ceder. A recompensa pode trazer mais dinheiro do que você pagou - ou pelo menos ajudar a evitar começar o próximo trimestre no vermelho por causa de uma festa.
Planejar com antecedência. A melhor maneira de garantir preços e encontrar bons negócios exige reunir o comitê de eventos com pelo menos seis meses de antecedência para conseguir pechinchas. Tentar jogar algo junto no último minuto não fornece nenhuma sala de negociação, deixando você pagando o preço total por algo que você poderia ter obtido a um custo ou menos.
Faça um orçamento e cumpri-lo. Quando se faz as coisas de maneira barata, o objetivo é chegar a um número sólido antes de começar a oferecer limites quando o brainstorming começa e permite que um grupo priorize onde esses dólares vão.
Discuta maneiras de economizar dinheiro direto do portão. Procure opções como pedir a um doador comprometido que ofereça sua casa para uma festa em casa ou troque horas de trabalho voluntário no centro comunitário local em troca do uso gratuito de suas instalações. Se houver uma escola de culinária nas proximidades, poste panfletos procurando alunos ansiosos para experimentar suas novas habilidades culinárias para atender seu evento ou pergunte a um profissional se você puder reduzir os custos fornecendo seu próprio garçom ou garçom.
Pesquise o custo dos itens da lista de verificação antes de se comprometer com uma ideia ou contrato. Salas de aluguel, fornecedores, músicos, custos de impressão e lembrancinhas se somam rapidamente. Antes de deixar todo mundo animado sobre uma certa instalação ou uma banda que você conhece, obtenha informações sobre o preço real.
Use os recursos disponíveis. Procure a sua diretoria ou a base de voluntários para ajudar com o evento, seja imprimindo e distribuindo folhetos para economizar custos de impressão ou pedindo a alguém que doe ou ofereça equipamento AV para a apresentação da noite. Explorar sua base central pode gerar uma economia significativa.
Junte-se a outro grupo com ideias semelhantes para co-organizar um evento. Isso não apenas permite o compartilhamento de custos e deveres, mas também promove o seu evento para um público-alvo estendido e pode agregar mais exposição.
Faça uso de materiais de rede gratuitos. Embora as promoções on-line sejam rápidas e fáceis, seu grupo também pode fazer uso de boletins da comunidade oferecidos por rádio, televisão e jornais. Escreva e distribua boletins de imprensa do seu evento e promova um ângulo que pode fazer com que o seu evento seja um local nas notícias locais.
Não assuma que você vai conseguir algo para nada. Você pode ter a organização comunitária ou sem fins lucrativos mais amada na área, mas isso não significa necessariamente uma viagem gratuita para bens e serviços. Ao solicitar descontos ou doações, ofereça algo em troca, como uma menção em destaque em todos os materiais promocionais, convites para newsletters e visibilidade no evento.
Dicas
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Fique atento a custos ocultos, como taxas adicionais de aluguel, multas por atraso ou sobretaxas de gratuidade, e faça o possível para incluí-los ou evitá-los todos juntos.
