Profissionais, como contadores e advogados, costumam escrever cartas aos clientes sobre questões de negócios importantes. A empresa deve seguir certos procedimentos para produzir cartas claras e eficazes para o cliente. Profissionais escrevem cartas para clientes para uma série de finalidades que incluem acolher um novo cliente, discutir um assunto de negócios ou oferecer conselhos. Escreva uma carta de cliente profissionalmente e facilite a leitura, com um objetivo claro que o leitor entenderá.
Use papel timbrado. A maioria das empresas profissionais usa papel timbrado para todas as cartas, inclusive para os clientes. Papel timbrado contém o nome da empresa, o endereço e o número de telefone.
Enderece a carta. Ao escrever uma carta para um cliente, escreva diretamente para a pessoa, informando o nome da pessoa. Pode começar com a palavra "Caro", seguida do nome da pessoa ou da palavra "Para". Inclua uma data no topo da carta.
Comece a carta com uma breve introdução. Mantenha a introdução agradável e conversacional. Agradeça ao cliente por usar sua empresa e indique o motivo da carta.
Desenvolva o corpo da carta. Esta parte da carta contém as informações para o objetivo da carta. Pode conter conselhos ou outras informações relevantes para o cliente.
Evite usar termos que apenas um profissional em seu campo específico entenderia. Advogados e contadores costumam usar termos específicos para seu campo, mas podem não ser familiares aos clientes. Escolha palavras que sejam claras para qualquer pessoa, independentemente de sua origem.
Peça ao cliente para ligar com perguntas. Um convite para entrar em contato com a empresa para obter ajuda e informações adicionais é uma parte padrão de todas as cartas dos clientes.
Assine a carta. Inclua sua assinatura na parte inferior da carta e envie o documento para o seu cliente.
