As ferramentas de gerenciamento de projetos são dispositivos comuns para acompanhar atividades, prazos e recursos em um projeto. Eles geralmente são ferramentas visuais projetadas para representar as metas e atividades de um projeto - por exemplo, gráficos de Gantt - ou as responsabilidades daqueles que trabalham em vários estágios de um projeto, como diagramas de faixa de nado.
Pro: organização
As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a mantê-lo organizado desde o início do projeto. Ao identificar todas as atividades e sua duração, recursos e pessoas responsáveis, você nunca precisa se perguntar o que fazer a seguir ou quem está no comando. Os detalhes são mais fáceis de rastrear porque estão escritos e marcados quando concluídos. No decorrer de um projeto, uma organização melhor ajuda a economizar tempo e estresse e evita embaralhamento de última hora.
Pro: Facilmente Compartilhado
As ferramentas de gerenciamento de projetos geralmente criam um documento que serve como o “projeto em um relance”. Esse projeto é facilmente compartilhado com todos que trabalham em seus diferentes componentes. Todos sabem o status das atividades que podem afetar seu trabalho. Certos softwares permitem a edição de acesso aberto para que todos possam ver todos os detalhes do status do projeto também.
Con: Investimento de Tempo
Pode haver um tempo significativo investido no aprendizado e na criação da ferramenta inicial de gerenciamento de projetos escolhida para o projeto. Certas ferramentas são muito fáceis de aprender, mas outras podem ser detalhadas e técnicas. Todos no projeto precisam aprender a interpretar a ferramenta; alguém também tem que ser responsável por aprender como criar a ferramenta. Às vezes, aprender um software especializado pode levar tanto tempo quanto criar o próprio documento.
Con: Manutenção
As ferramentas de gerenciamento de projetos são úteis apenas quando são atualizadas regularmente. O plano inicial é valioso, mas, na realidade, os projetos nunca são planejados. Quando ocorrem mudanças, como novas tarefas ou atrasos, o documento precisa ser atualizado de acordo. Alguém tem que ser responsável por esta tarefa regular.
