Ao realizar uma reunião anual de planejamento estratégico, a preparação geralmente ofusca o objetivo real da reunião. Parte da preparação inclui a criação da agenda, convidando os participantes, enviando a agenda e preparando o local. No entanto, se a reunião em si não acomodar o brainstorming, a tomada de decisões e a criação de planos, ela pode não produzir a inovação e a excelência estratégica que você deseja. Embora o local e a organização sejam importantes, é a qualidade da comunicação face a face que produz resultados.
Determine os objetivos da reunião
As estratégias normalmente cobrem expansão da empresa, marketing, linhas de produtos, concorrência e compromisso financeiro. Reuniões de planejamento estratégico que simplesmente refazem o antigo plano estratégico com seu grupo de gerenciamento não examinam o plano para uma possível melhoria. Se o seu objetivo é aperfeiçoar sua estratégia para o próximo ano, inicie a reunião com uma análise SWOT da estratégia atual. Se você estiver liderando a reunião, prepare-se com uma lista de problemas e perguntas para incentivar a discussão. Traga artigos, white papers e apresentações em vídeo para estimular o pensamento criativo. Desafie os participantes a levantar tópicos desconfortáveis. Gerentes muitas vezes não querem ser o peg que se levanta, por medo de serem abatidos.
Crie sua lista de problemas para mais discussões
Uma intensa análise SWOT do plano estratégico do ano passado e o que ele produziu deve resultar em mais pontos para discussão e resolução. Usar um quadro branco para listar perguntas ou problemas à medida que eles surgem permite que você mantenha sua discussão organizada e em andamento. Como líder, continue a desafiar e fazer perguntas. Uma discussão envolvida é exatamente o que você quer, mas mantenha o controle da discussão e tente levá-la a uma solução e decisão. As sessões de grupo podem produzir soluções inovadoras, portanto, atribua participantes a sessões de grupo que lidam com tópicos-chave individuais e peça que relatem conclusões ou novas ideias quando a reunião for retomada.
Rever decisões e confirmar
Um dos motivos para realizar reuniões de planejamento estratégico em dois ou mais dias consecutivos é dar aos participantes tempo para processar as ideias levantadas. O que parece ser uma boa ideia pode revelar-se um erro depois de uma noite de sono. Depois de ter discutido completamente o antigo plano estratégico e formulado novas idéias, revise cada ponto ou decisão e faça uma votação. A votação compromete os gerentes presentes a apoiar as decisões. Se houver discordância em um ponto, considere discussões adicionais sobre como modificá-lo para que todos possam concordar.
Implementação e Acompanhamento
É claro que a implementação e o acompanhamento fazem a diferença entre uma reunião bem-sucedida e uma falha. É tão fácil para os gerentes manter o status quo quando retornam aos seus departamentos, que você deve atribuir responsabilidades de forma agressiva à implementação. Como líder, é sua responsabilidade fazer o acompanhamento para garantir que os gerentes estejam executando as estratégias e mudanças desenvolvidas em sua reunião de planejamento estratégico. Definir benchmarks e revisões de progresso para avaliar como o plano estratégico está beneficiando a organização e se ela precisa ser revisada.
