Departamentos de contabilidade utilizam uma variedade de siglas para identificar responsabilidades, departamentos ou agências governamentais. Enquanto algumas siglas são específicas da indústria, outras existem universalmente. A / P representa o departamento "contas a pagar" na maioria das empresas.
Posições
Os departamentos de contas a pagar variam em tamanho de uma pessoa para muitas pessoas em vários níveis diferentes de supervisão. Os balconistas de contas a pagar entram os dados das faturas no sistema de contabilidade e combinam as faturas com a documentação de backup. Os supervisores de contas a pagar supervisionam o trabalho de funcionários de contas a pagar e respondem a consultas de outros departamentos em relação a pagamentos de faturas ou saldos de fornecedores. Os gerentes de contas a pagar lideram o departamento, planejando funções individuais dentro do departamento, orçando os custos do departamento e colaborando com outros gerentes da empresa na tomada de decisões.
Responsabilidades
O departamento de contas a pagar mantém a responsabilidade de pagar as faturas a tempo. Muitos fornecedores oferecem descontos para o pagamento de faturas dentro de um período de tempo específico. O departamento de contas a pagar monitora as datas de vencimento juntamente com as datas de desconto para garantir que os maiores descontos da empresa estejam disponíveis. O departamento de contas a pagar deve verificar se cada fatura está correta antes do pagamento. O departamento de contas a pagar coordena a impressão de cheques com assinatura da administração no cheque. Cheques e faturas também devem ser mantidos trancados.
Controle interno
Devido à quantidade de dinheiro que muda de mãos no departamento de contas a pagar, o controle interno deve ser uma prioridade. A salvaguarda básica das verificações é conseguida bloqueando as verificações em branco e limitando o acesso à chave.A verificação da fatura determina se cada fatura é exata e válida. Os deveres são divididos entre os diferentes membros da equipe para garantir que nenhum membro da equipe possa acessar o sistema inteiro sem a revisão de outra pessoa.
Melhoria de processos
Muitas vezes, a impressão de cheques é um processo manual, exigindo trabalho humano para tarefas tediosas, como o preenchimento de envelopes. A melhoria de processos reduz a necessidade de os funcionários trabalharem com trabalhos que não agregam valor e permite que os funcionários se concentrem no trabalho analítico. As melhorias incluem o uso de pagamentos eletrônicos e sistemas eletrônicos de aprovação.
