Então você recebeu um pedido e enviou ao seu cliente o produto ou serviço que solicitou. Parabéns! Em seguida, você precisa fazer com que o cliente pague. O processo de coleta de dinheiro começa com uma fatura enviada ao cliente mostrando o valor devido e as condições de pagamento. Preparar uma fatura cria uma conta a receber.Isso é uma coisa de valor para o seu negócio, ficando no topo da sua lista de ativos, uma vez que converte facilmente em dinheiro.
Dicas
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Em termos contábeis, preparar uma fatura cria uma conta a receber. Assim que é pago, a fatura se torna em dinheiro.
Definição de fatura de vendas
Uma fatura de venda é um documento comercial que é preparado sempre que você precisar solicitar o pagamento de um cliente por bens ou serviços fornecidos por você. A fatura contém detalhes importantes, como o produto, a quantidade, o preço e os termos de pagamento, como os dados bancários da empresa. Quanto aos documentos, é um dos mais fáceis de criar, e é também um dos mais importantes. Uma fatura estabelece a obrigação do cliente de pagar. Ao emitir uma fatura, você está verificando o contrato que existe entre você e o cliente e que concluiu sua parte do negócio. Quando o cliente concorda com a fatura, ela se torna uma dívida legal que o cliente deve pagar.
Qual é a diferença entre uma fatura e uma conta?
Vale a pena esclarecer algumas terminologias neste ponto, porque muitas vezes há muita confusão sobre o que é uma fatura e o que é uma fatura. Uma fatura é sempre enviada do vendedor para o cliente na esperança de ser paga dentro de um determinado período de tempo. Então, quando você está fornecendo bens e serviços, você sempre cria uma fatura. Uma fatura é algo que o cliente deve pagar. Assim, a fatura que você criou, no lado do cliente da cerca, é uma fatura. É o mesmo documento, mas com um nome diferente, dependendo se você está pagando ou recebendo dinheiro.
Em termos contábeis, essa distinção é importante. Você e o cliente usarão a mesma fatura para fins de contabilidade. Mas, enquanto o cliente usará a fatura para registrar o dinheiro que deve sair da empresa, que é chamado de conta a pagar, você a usará para registrar o dinheiro que entrará no negócio, que é chamado de conta a receber.
Quais informações devem estar presentes em uma fatura de vendas?
Geralmente, você pode dividir a fatura em duas partes: o cabeçalho da fatura e o núcleo do faturamento. O cabeçalho da fatura contém:
- O nome e endereço do vendedor.
- O nome e endereço do destinatário.
- A data da fatura - isso é vital! O relógio começa a marcar o cliente na data da fatura. Se você tem um limite de tempo para pagamento, o que você deve, então incluir uma data garante que todos estejam na mesma página sobre quando o pagamento é devido.
- Um número de fatura exclusivo.
- Um número do pedido, se você usar um sistema de pedidos para controlar suas compras comerciais.
O núcleo de faturamento contém:
- Uma descrição detalhada do serviço prestado ou dos produtos fornecidos, incluindo quantidades e preços.
- Quaisquer impostos sobre vendas aplicáveis.
- O preço total que é devido.
- Termos e condições para pagamento. Por exemplo, você pode especificar "net 30", o que significa que o valor total é devido em 30 dias.
- O método de pagamento, como detalhes da conta bancária ou o nome de uma pessoa em que o cliente pode enviar cheques.
O que é uma fatura de vendas em termos contábeis?
Muitas empresas têm um número razoável de clientes que não pagam imediatamente. Se você usar o método de acumulação da contabilidade da fatura, registrará a receita quando a receber, não quando o dinheiro chegar à sua conta bancária. Isso significa que você precisa de um método para registrar as receitas que você tem direito de receber, mas que ainda não recebeu. Uma fatura de venda em termos contábeis é uma "conta a receber" ou "A / R". As contas a receber representam todos os pagamentos devidos ao seu negócio que ainda não foram pagos pelos clientes.
Se você pensar sobre isso, o que você realmente está fazendo quando cria uma fatura é estender o crédito sem juros do cliente por um curto período de tempo. Você está permitindo que eles obtenham bens ou serviços antes do pagamento, com base na confiança de que o pagamento será feito na data do pagamento. Uma conta a receber é simplesmente uma maneira de registrar essa confiança.
Como você registra uma fatura?
A / Rs são incrivelmente valiosos para o seu negócio, porque quando são pagos, convertem imediatamente em dinheiro. Como tal, você irá registrá-los como ativos no balanço da empresa. É convencional listar os ativos em ordem de liquidez, que mede a rapidez com que algo pode ser convertido em dinheiro. Assim, de todos os ativos da empresa, o caixa é o mais líquido, e ativos como imóveis, ações em fundos de hedge e outros investimentos alternativos são os menos líquidos, pois esses itens são muito mais difíceis de vender.
As contas a receber são listadas como ativo circulante, uma vez que o pagamento é devido pelo cliente em um ano ou menos. E, como se convertem em dinheiro, no momento em que a fatura é paga, os A / Rs estão entre seus ativos mais líquidos. Geralmente você os listará abaixo do caixa no balanço, e a figura inserida é simplesmente o valor total de todas as suas faturas pendentes.
Qual é a diferença entre Contas a Receber e Contas a Pagar?
O outro lado das contas a receber são as contas a pagar. A / Ps ocorre quando você deve dinheiro aos seus fornecedores porque você ainda não pagou a conta. Como entrada contábil, representa sua obrigação de pagar uma dívida de curto prazo. Para ilustrar, imagine um fornecedor envia um caso de widgets e, alguns dias depois, envia uma fatura pelo custo de US $ 500,00. Você é obrigado a pagar esse dinheiro, então você registra os US $ 500 como um débito na coluna de contas a pagar e simultaneamente credita US $ 500 para a despesa de matéria-prima, que geralmente é listada como um custo de mercadorias vendidas. Seu fornecedor está aguardando para receber o pagamento e, por isso, registra a fatura na coluna de contas a receber.
Então, quando você fizer um cheque para pagar a conta, você inserirá um crédito de $ 500 na coluna de contas a pagar e um débito de $ 500 na conta corrente. Se alguém olhar para a sua declaração de renda, eles podem ver de relance o montante total que a empresa está carregando em contas a pagar.
E se um cliente não pagar?
Em um mundo ideal, todos os seus clientes pagariam todas as suas faturas a tempo, todas as vezes. No mundo real, os clientes pagam com atraso e alguns não pagam nada. O problema aqui é que sua entrada de contas a receber deve mostrar o saldo de todas as faturas que serão convertidas em dinheiro no futuro próximo. Se um cliente não está pagando por 90, 120 ou 360 dias - ou não está pagando - isso distorcerá a precisão do seu balanço.
A regra número um da cobrança de dívidas é que, quanto mais tempo um pagamento é devido, mais difícil é coletá-lo. Um cálculo vital para qualquer negócio é descobrir a idade das suas faturas por meio de um processo chamado "envelhecimento". Se você usa o software de contabilidade empresarial, as categorias usuais para esse tipo de relatório incluem:
- Corrente: vencimento imediato.
- 1 a 30 dias: vencimento nos próximos 30 dias.
- 31 a 60 dias em atraso.
- 61 a 90 dias de atraso.
- 91 dias e mais atrasado e assim por diante, em incrementos de 30 dias.
O objetivo do envelhecimento é verificar quais faturas precisam de acompanhamento, como ligar para o cliente ou enviar a conta para uma agência de cobrança. Também dá algumas dicas sobre se você está coletando os pagamentos muito lentamente e assumindo muito risco de crédito. Se os recebíveis caírem muito devagar, você poderá acabar com um grande problema de fluxo de caixa e terá que pedir dinheiro emprestado para cobrir suas despesas operacionais diárias.
