A codificação em contabilidade é o processo de atribuir números ou letras a dados para criar um banco de dados de pesquisa rápida. Códigos de contabilidade não são universais, pois todo contador, firma de contabilidade, instituição ou empresa pode criar seu próprio sistema de codificação em contabilidade adaptada às suas próprias necessidades organizacionais. Alguns tipos de codificação são simples e diretos, enquanto outros exigem um manual para interpretar.
Codificação Mnemônica
A codificação mnemônica na contabilidade usa letras abreviadas que representam uma palavra completa. Por exemplo, "ACCT" pode significar "conta", "DT" para "data" ou "GTL" para "total geral".
Codificação Sequencial
Também chamado de codificação serial, a codificação seqüencial na contabilidade usa números que têm uma ordem consecutiva. Em um livro contábil, um código seqüencial pode ser executado na lateral da página com um em cada nova linha. Um exemplo de um código seqüencial é 00, 01, 02, 03 e assim por diante.
Codificação Hierárquica
Semelhante ao sistema Dewey Decimal Classification de uma biblioteca, os códigos hierárquicos são aqueles que um contador poderia expandir infinitamente, se necessário, de uma maneira estruturada e lógica. Por exemplo, se um contador quisesse criar uma seção principal em seu sistema contábil, ela designaria um número com cada seção como "Ativos 808" e "Passivo 809". Então, se ela quisesse criar subseções, ela faria assim, com o uso de um decimal, como "Ativos financeiros 808.01". O contador poderia continuar a adicionar subseções a cada subseção conforme necessário, como "808.01.001 Ativos financeiros para 2001-2002".
Codificação de bloco
Na contabilidade, o bloco de codificação se refere aos números que um indivíduo pode atribuir aos termos contábeis gerais durante a escrituração contábil. Por exemplo, se um código de bloco diz “5.000: Ativos fixos, 6.000: Ações”, o bloco de 5.000 é exclusivamente para qualquer coisa relacionada a ativos fixos. Como esses blocos de códigos são separados por 1.000 números, um indivíduo pode adicionar até 1.000 códigos ou subcategorias de sub-bloco.
Codificação Facetada
Um código facetado na contabilidade é uma série de números agrupados que representam diferentes títulos que um contador pode usar. Se um contador está mantendo os livros para um local de varejo, por exemplo, ela pode afirmar que o Facet 1, ou grupo 1, representa os diferentes departamentos dentro da loja; A faceta 2 representa os diferentes tipos de custos que a loja pode incorrer; e a Faceta 3 contém subcategorias da Faceta 2.
Dentro de cada faceta é um código seqüencial que representa um item diferente. No exemplo, a Faceta 1 pode ter os seguintes campos: 00 Vendas On-line, 01 Vendas na Loja e 02 Retornos. A faceta 2 poderia incluir os seguintes campos: 00 Custos de Marketing, 01 Material de Escritório e 02 Despesas de Mão de Obra. Em seguida, a Faceta 3 pode conter uma série de códigos de bloco em que os números de 0000 a 01000 representam custos indiretos, em que o número 0050 representa o custo de aquisição de um domínio da Internet. Portanto, se o contador utilizasse um código facetado, a série de números que representaria o custo para promover a loja on-line com um novo site seria "00 00 0050". Cada seção desse código representa cada faceta individual: 00 (Vendas on-line) 00 (Custos de Marketing) 0050 (Custo do Domínio da Internet).
