A transição do uso de papel e lápis ou de uma variedade de programas de computador autônomos para um sistema integrado de informações é um sinal claro do crescimento das pequenas empresas. Ao contrário de um sistema manual separado, um sistema baseado em tecnologia lida com todos os aspectos de armazenamento, processamento, distribuição e comunicação de informações comerciais a partir de um local central. Embora as metas prioritárias geralmente se concentrem em benefícios intangíveis, como conquistar uma vantagem competitiva ou aumentar a satisfação do cliente, muitas empresas também desfrutam de benefícios tangíveis, como redução de custos, controle aprimorado e menos erros na entrada de dados.
Definindo Tangible
O que você inclui em uma lista de benefícios tangíveis depende de você classificar esses benefícios usando uma definição restrita ou ampla. Se sua empresa usa uma definição restrita, os benefícios tangíveis são apenas aqueles que você pode quantificar e mensurar em termos monetários. Isso inclui reduções imediatas de custos e redução de custos a longo prazo. Uma definição ampla também inclui benefícios quase tangíveis que você não consegue quantificar em termos monetários, mas que pode ver, tocar ou sentir diretamente.
Benefícios de economia de custos
Embora, muitas vezes, seja necessário tempo para começar a realizar benefícios e despesas de redução de custos que não diminuem durante a noite, com o tempo, os benefícios financeiros tornam-se mais óbvios. Além disso, esses benefícios geralmente ocorrem em uma sequência. Por exemplo, um sistema de informação aumenta a produtividade, o que pode levar a reduções na força de trabalho, o que diminui seus custos operacionais. Ele também pode melhorar as eficiências de pedidos de estoque, o que geralmente reduz o lead time e resulta em redução de custos e requisitos de manutenção de estoque.
Melhor controle interno
Diversos benefícios tangíveis funcionam para melhorar os controles internos preventivos e de detetive. Por exemplo, um sistema centralizado de armazenamento de informações permite controles de acesso aprimorados. Relatórios mais rápidos, que geralmente se traduzem em feedback em tempo real, aumentam a responsabilidade e reduzem as chances de abuso de ativos da empresa, fraude ou roubo interno. Além disso, o rastreamento automático não só facilita a pesquisa de documentos atuais e históricos, mas também permite que você construa e analise trilhas de auditoria completas para a maioria das transações.
Receita Aumentada
Um sistema de informação pode melhorar o tempo de resposta e aumentar as receitas de vendas. Benefícios tangíveis, como maior disponibilidade de dados e menos gargalos de informações na parte de gerenciamento de estoques de um sistema de informações, podem ajudar a aumentar as vendas reduzindo as faltas de estoque e os pedidos atrasados. Na parte de gerenciamento de relacionamento com o cliente, o acesso mais fácil às informações de um cliente pode significar a diferença entre fazer e não fazer uma venda. Ele também permite que as pessoas de vendas e atendimento ao cliente monitorem o histórico de pedidos de um cliente e programem chamadas de vendas em tempo hábil.
