Escrever cheques de negócios é diferente de escrever cheques pessoais em que mais informações são colocadas no cheque - geralmente no cheque - para que você e o beneficiário saibam exatamente como o pagamento deve ser aplicado. Além disso, todas as suas cheques de negócios serão lançadas em suas contas para que seu Caixa e Contas a Pagar sejam mantidos atualizados. Seus cheques de negócios podem vir em forma duplicada ou triplicada para que as cópias de cheques possam ser retidas para referência futura. Por fim, as verificações de negócios, diferentemente das verificações pessoais, podem exigir mais de uma assinatura. Seguir um sistema definido para escrever suas verificações de negócios tornará o processo eficiente e evitará que você cometa erros.
Tenha todas as informações necessárias para escrever suas verificações comerciais. Você precisará do nome completo de todos os beneficiários, dos endereços dos beneficiários, dos números e montantes de todas as faturas ou contas a serem pagas e dos valores totais do cheque. Se você estiver usando um programa de contabilidade computadorizado para imprimir suas verificações, siga as instruções no manual do usuário do software. Você provavelmente precisará selecionar cada fatura ou conta para pagamento e, em seguida, imprimir um relatório para revisão antes de verificar a impressão.
Alinhe suas verificações de negócios em sua impressora se você estiver usando um computador para imprimir suas verificações. Caso contrário, prepare-se para escrever seus cheques manualmente.
Imprima ou digite todas as informações de pagamento nos seus stubs de cheques comerciais. Se você estiver usando um programa de contabilidade de computador, cada esboço de seleção será impresso automaticamente. Se você estiver escrevendo seus cheques manualmente, anote o nome do beneficiário, o número da conta do fornecedor do beneficiário, a data do cheque, o número de cada fatura ou conta a ser paga e o valor pago por essa fatura ou conta. Por fim, observe o valor total do cheque.
Imprima seus cheques de negócios. Se você estiver usando um computador, cada cheque será impresso automaticamente. Você só precisará monitorar a impressora para certificar-se de que suas verificações permaneçam alinhadas. Se você estiver escrevendo seus cheques de negócios à mão, no topo e no lado direito do cheque, há um lugar para a data do cheque. Abaixo da data, começando no lado esquerdo, imprima o nome do beneficiário depois de “Pagar à Ordem de”. Se o espaço permitir, inclua também o endereço do beneficiário. Abaixo da informação do beneficiário, começando no lado esquerdo, imprima o valor do cheque usando palavras para os dólares inteiros e frações numéricas para centavos - "Cem e 00/100 dólares", por exemplo. Finalmente, na extrema direita, preencha o valor em dólares usando numerais - "$ 100,00".
Registre seus cheques de negócios no seu registro de cheques. Se você estiver usando um programa contábil computadorizado para imprimir suas verificações comerciais, essas informações podem ser registradas automaticamente ou talvez seja necessário postá-las posteriormente. Imprima um relatório completo para seus registros em papel. Se você estiver registrando seu cheque manualmente, inclua a data do cheque, o nome do beneficiário, as faturas ou contas pagas, o valor pago para cada fatura ou conta e o valor total do cheque. Atualize seus livros para todas as contas afetadas.
Revise seus cheques! Todo mundo comete erros ocasionais. Um zero extra, por exemplo, pode ser um erro devastador.
Faça um backup de seus dados, se você estiver usando um programa de contabilidade informatizado. Então, se uma etapa separada for necessária para publicar suas verificações, faça isso agora.
Tenha seus cheques de negócios assinados pela pessoa com autoridade para assinar cheques. Algumas verificações de negócios exigem mais de uma assinatura. Certifique-se de obter todas as assinaturas necessárias antes de enviar seus cheques.
Envie suas cópias de cheque com suas faturas ou faturas pagas, se estiver usando cheques duplicados ou em triplicado. Se você não tiver cópias de cheque, anote o número do cheque, a data e o valor do pagamento em cada fatura paga antes do arquivamento.
