Manter a etiqueta comercial adequada é importante para os secretários, que geralmente são a primeira impressão do negócio ou de um executivo que um cliente ou cliente tenha. Praticar algumas regras comuns de etiqueta empresarial pode ajudar uma secretária a criar a impressão mais positiva de seu chefe e empresa.
Conduta
A conduta profissional é imperativa quando no trabalho ou quando representa seu chefe ou empresa em funções. Muitas vezes, os clientes ou outros profissionais vão equiparar o nível de profissionalismo de um executivo à sua secretária, caso o executivo não esteja presente. Sempre atenda o telefone usando uma saudação educada e apropriada aos negócios. Cumprimente os visitantes com um sorriso e seja cortês. Não fique emotivo ou facilmente irritado. Mantenha um comportamento educado e respeitoso em todos os momentos.
Vestir
Muitas empresas têm um código de vestimenta de roupas de negócios que é rigorosamente aplicado. Mesmo que sua empresa não forneça tal código de vestimenta, você deve sempre parecer limpo e bem montado. Não use roupas apertadas ou reveladoras. Certifique-se de que todos os ternos e camisas estão limpos e devidamente passados. Não use saias curtas. Seus sapatos devem caber no ambiente de trabalho - sem tênis ou chinelos - e ficar confortável para trabalhar. Se você trabalha em um ambiente industrial, pode ser necessário usar sapatos baixos e fechados.
Endereço formal
Uma secretária deve sempre se dirigir formalmente aos superiores. Isso mostra respeito aos seus supervisores e ajuda a manter um ambiente de trabalho profissional. Evite usar o primeiro nome do seu chefe quando estiver em um espaço público ou em um ambiente de reunião. Sempre use "Mr." ou "Ms." quando se dirige a outros executivos da empresa. Se o seu chefe solicitar um endereço mais casual, como usar seu primeiro nome ou apelido, use-o somente quando estiver em um ambiente mais privado ou informal, como em seu escritório pessoal sem nenhum outro superior presente.
Organização
Uma das funções mais importantes de uma secretária é manter a organização. Para fins de etiqueta empresarial, mantenha um espaço de trabalho limpo e organizado. Evite criar confusão em sua mesa ou em sua área de trabalho. Se você trabalha em uma área onde os clientes ou outros executivos podem ser solicitados a aguardar uma reunião, certifique-se de que a área também esteja organizada. Não deixe itens pessoais ou revistas espalhadas pela área de trabalho. Mantenha todos os arquivos confidenciais e itens pessoais fora da vista dos visitantes.
