Os recepcionistas costumam ser o primeiro ponto de contato que os clientes e clientes encontram quando entram em sua empresa ou conversam quando ligam. As primeiras impressões são importantes, portanto, encontrar uma recepcionista com a melhor combinação de profissionalismo, competência e cordialidade será um grande passo para estabelecer o seu negócio como uma operação bem administrada.
Benchmarking as qualidades
Empresa de gestão de recursos humanos O Grupo Rainmaker recomenda uma abordagem sistemática para identificar as principais características de uma recepcionista de qualidade antes de iniciar o processo de entrevista e contratação. Como as recepcionistas costumam ser o primeiro ponto de contato do mundo externo, a mensagem que a recepcionista envia deve estar alinhada à sua imagem corporativa. O estilo comportamental, os valores e os motivadores de uma recepcionista, juntamente com as habilidades pessoais e qualidades pessoais, são muito importantes, de acordo com Rainmaker. Enquanto o profissionalismo e a competência são sempre importantes, as qualidades pessoais desejadas podem diferir entre uma galeria de arte e um escritório de advocacia, por exemplo.
Comportamento Valorizado
Embora a imagem corporativa seja importante, todas as recepcionistas de qualidade compartilham características de comportamento específicas que as tornam membros efetivos da equipe. Primeiro, os recepcionistas devem ser focados no cliente - incluindo os clientes que também são colegas de trabalho. Os recepcionistas também devem gostar de conversar com as pessoas, e não se importar com interrupções frequentes, como um telefone tocando ou um visitante do escritório. Além disso, um recepcionista também deve ser capaz de manter seu ambiente de trabalho organizado e limpo; manter-se organizado ajudará quando ele for chamado para realizar duas tarefas de uma só vez, uma ocorrência comum na recepção. Boas habilidades de comunicação, incluindo a capacidade de escrever e falar com clareza e com dicção adequada, também são essenciais, de acordo com o Genius Center, uma organização de apoio às empresas.
Auto-motivação
Uma recepcionista eficaz deve se concentrar em fazer as coisas da maneira certa, de acordo com a Rainmaker, e de uma forma que se encaixe na cultura e no padrão da empresa. Não apenas uma recepcionista deve aprender rapidamente como as coisas funcionam, mas ela deve se concentrar em equilibrar uma tarefa com o gerenciamento de seu próprio tempo com sabedoria. Aprender sobre o negócio, incluindo frequentemente dominar novas tarefas e entrar onde mais necessário, faz a recepcionista um bem valioso. Embora essas habilidades não façam parte da descrição oficial do trabalho, são essas qualidades que definem uma recepcionista eficaz, além de uma ineficaz.
Habilidades pessoais
Os recepcionistas devem trabalhar com pouca supervisão e devem ser capazes de tomar decisões diplomáticas, focadas no cliente, muitas vezes sob coação, sem deixar suas penas arrepiadas. Como resultado, as melhores recepcionistas são geralmente flexíveis e possuem excelentes habilidades de planejamento e organização. Eles também são diplomáticos; lembre-se de que um cliente zangado pode tirar seus sentimentos da recepcionista primeiro, e uma recepcionista que seja capaz de aliviar a frustração pode poupar bastante a sua administração. Portanto, boas maneiras diplomáticas são essenciais.
