Chamadas de exibição são uma arte. Não apenas você precisa saber quais chamadas para a tela e quais passar, mas deve ter sutileza suficiente para reencaminhar chamadas ou solicitar que o chamador tente novamente mais tarde. As habilidades necessárias para essa tarefa incluem ter a capacidade de receber mensagens detalhadas e permanecer organizado o suficiente para arquivar, acompanhar ou distribuir essas mensagens com eficiência.
Obter informação pertinente
Ao atender uma chamada, obtenha o máximo possível de informações pertinentes do chamador. Anote o nome e a empresa do chamador e o nome da pessoa que está sendo telefonada. Tente determinar a natureza da chamada. Simplesmente pergunte: "Posso dizer ao Sr. X a natureza da sua ligação?" Isso ajuda a determinar se o Sr. X vai querer atender a ligação.
Faça chamadas de julgamento sábio
Se você sabe que o Sr. X não recebe telefonemas de advogados, você pode informar educadamente o chamador solicitante sobre isso e terminar a ligação com cortesia. Se você receber uma ligação fria de um associado de negócios, pergunte ao Sr. X se ele deseja atender a ligação. Se ele não o fizer, então diga educadamente que o Sr. X está indisponível e leve uma mensagem detalhada.
Não faça promessas vazias
Se você não tiver certeza se a pessoa que está sendo telefonada retornará uma chamada, não tome a liberdade de prometer uma chamada de retorno. Lembre-se de que, quando a triagem solicitar que seu trabalho é obter o máximo de informações possível do chamador. O que acontece além desse ponto não é sua preocupação. Fazer uma triagem de chamadas envolve simplesmente enviar chamadas pré-aprovadas e receber mensagens para todos os outros.
