Desenvolver ou melhorar uma atividade empresarial pode ser uma tarefa desafiadora, esteja você configurando um site, projetando uma operação de manufatura ou organizando a força de trabalho de sua empresa. Fluxogramas são uma maneira de representar visualmente cada etapa de um processo e a seqüência na qual as etapas devem ser executadas. Usando os elementos de um fluxograma para criar um mapa visual, muitas vezes você pode representar um processo com maior clareza do que as descrições de texto podem fornecer.
Símbolos do fluxograma
Cada símbolo em um fluxograma designa uma etapa ou ação específica a ser executada. Uma breve descrição dentro de cada símbolo explica o que deve ser feito. Por exemplo, um retângulo em um fluxograma de um processo de inventário pode dizer: “Distribuir folhas de contagem.” Formas de símbolo são padronizadas. Um retângulo indica um passo específico. Ovais no início e no final do fluxograma mostram onde ele inicia e para. Retângulos com extremidades arredondadas significam que os dados devem ser inseridos, recuperados ou armazenados. Há também símbolos especializados para tipos específicos de fluxogramas, como os usados para design de software, planejamento de processo de trabalho, auditoria e contabilidade.
Diamantes de decisão
Processos complexos sempre incluem caminhos alternativos. O caminho a ser seguido depende de alguma condição. Por exemplo, o processo de fazer um inventário inclui escolhas para continuar contando um item ou passar para o próximo item quando você terminar de contar o atual. Esses pontos de decisão são indicados por símbolos em forma de losango. O rótulo no símbolo pode dizer: "Concluído a contagem?" E incluir setas que apontam para etapas alternativas, dependendo da resposta.
Indicadores de pedido
A utilidade de um fluxograma reside no fato de que cada etapa está conectada a etapas anteriores e subsequentes em uma ordem lógica. As setas são usadas para apontar para o próximo passo. Às vezes, um ponto de decisão requer retornar a uma etapa anterior. Nesse caso, uma seta retorna ao símbolo anterior apropriado. Outras decisões podem exigir pular ou pular para uma tarefa em outro lugar no fluxograma. Tais saltos são indicados por conectores. Um símbolo de conector é um círculo com um rótulo que indica para onde ir em seguida.
Criando um Fluxograma
Um fluxograma pode ser usado para diagramar qualquer processo, mas todos eles usam certos símbolos padronizados, como os retângulos e as formas de losango mencionadas anteriormente. Essa padronização é importante porque permite que os leitores sigam o fluxograma com facilidade e precisão. Para fazer um fluxograma, comece com o processo que você deseja mapear e divida em etapas. Para um inventário, você pode começar com esta lista: distribuir folhas de contagem, contar o estoque e depois coletar e totalizar as folhas de contagem. Em seguida, analise cada etapa e divida-a em etapas mais específicas. Use símbolos padronizados e indique pontos de decisão e outras operações especiais. Continue revisando cada etapa e dividindo-a até que todo o processo seja mapeado em uma série de ações simples conectadas logicamente.
