Os fundos de caixa são usados dentro das organizações para cobrir despesas menores, como pequenas quantidades de material de escritório, postagem, despesas de estacionamento para visitantes ou tarifas de táxi. Os fundos de caixa são frequentemente mantidos em dinheiro no local de trabalho. Devido à natureza líquida de uma conta de caixa pequena, existe um conjunto diferente de riscos para fundos de caixa pequeno versus outros fundos dentro de uma organização.
Empréstimos pessoais
Um funcionário que tenha acesso ao fundo de caixa pode pensar que é aceitável usar o fundo como um recurso de empréstimo pessoal de curto prazo, recebendo dinheiro do fundo para pagar contas ou cobrir outras despesas pessoais até que ele seja pago. Tais transações não são registradas e podem levar ao roubo dos fundos de caixa. No mínimo, os fundos não estão disponíveis para uso legítimo durante o período de "empréstimo" do funcionário.
Verifique o saque
Quando um fundo de caixa é alojado em uma conta bancária, um funcionário com acesso à conta pode tentar depositar cheques pessoais na conta. Os bancos podem ter políticas em vigor que impeçam o pagamento de cheques pessoais, mas existe o risco de que um funcionário descontar um cheque com fundos insuficientes. Quando o cheque sem fundo voltar, os fundos são retirados do fundo de caixa, causando complicações até que a situação seja corrigida.
Registro de Despesas
Como um fundo de caixa pequeno contorna os procedimentos usuais de relato de despesas dentro de uma organização, o risco de apropriação indébita dos fundos de caixa é aumentado. Manter o registro ou registro dos desembolsos de caixa com o fundo aumenta ainda mais o risco de apropriação indébita. O registro dos desembolsos de caixa não deve ser mantido com a pequena quantia, e não deve ser mantido por ninguém com acesso ao fundo de caixa. Fazer com que outra parte registre despesas ajuda a evitar o abuso do fundo.
Acesso não autorizado
Os fundos de caixa são ativos líquidos, portanto, o acesso a esse dinheiro deve ser limitado a uma pessoa para evitar custodiantes múltiplos que podem culpar uns aos outros por falta de fundos. O único detentor dos fundos de caixa pequeno precisa ser responsável por manter o dinheiro em um lugar seguro. A caixa em que o dinheiro fica precisa ter uma fechadura - uma gaveta do caixa é uma opção sensata - para ajudar a impedir o acesso não autorizado. Para garantir ainda mais o fundo de caixa, a caixa deve ser mantida em um local seguro, como um armário trancado, uma gaveta de mesa ou um cofre ao qual somente o custodiante do fundo de caixa pequeno tenha acesso.
