Todo mundo teve uma má experiência de atendimento ao cliente e neste dia e idade, esperamos mais pelo nosso dinheiro. Se você escrever uma carta adequadamente redigida para a pessoa certa para explicar o que aconteceu, poderá receber um reembolso ou uma substituição, dependendo do problema.
Reúna os fatos. Se você tiver um recibo de uma compra, tenha isso à sua frente. Verifique se você sabe a data e a hora do incidente, bem como o nome do funcionário responsável, se possível.
Rabisque suas reclamações primeiro. Às vezes, depois de uma experiência com o mau atendimento ao cliente, você pode estar com raiva e não pensar racionalmente. Rabisque tudo primeiro e tire-o do seu sistema!
Descobrir para quem endereçar a carta para. Se um funcionário o tratou mal, descubra quem é o gerente da loja. Uma rápida olhada on-line ou uma breve ligação telefônica lhe dará essa informação. Se foi um gerente, você precisará descobrir quem é o proprietário ou o gerente regional para obter a carta nas mãos certas. Muitas empresas maiores têm um formulário que você pode preencher on-line, mas essas quase nunca recebem uma resposta. É melhor escrever e enviar sua própria carta.
Comece a escrever sua carta. No primeiro parágrafo, tente mencionar algo de bom sobre o negócio ou a experiência. Se você comprou lá antes sem um problema, diga-lhes isso. Adicionar alguns comentários positivos ajudará o tom geral da carta.
Nos parágrafos seguintes, explique a situação. Liste a data, a hora e o nome do funcionário e entre em detalhes sobre o que deu errado e por que isso era inaceitável para você.
Após a sua lista de reclamações, adicione um parágrafo com o que você está pedindo para fazer as coisas direito. Se você saiu para comer ea comida era terrível, peça uma refeição grátis para que você possa dar ao seu restaurante outra oportunidade. Se o produto for lixo, solicite um reembolso para poder comprar um produto melhor em outro lugar. Se você está apenas escrevendo para torná-los conscientes de uma situação ruim, diga-lhes isso.
Feche sua carta afirmando novamente algo positivo sobre a empresa ou serviço.
Assine sua carta e adicione seu nome, endereço e número de telefone sob sua assinatura para que o gerente / proprietário possa contatá-lo.
A melhor maneira de colocar esta carta nas mãos certas é entregá-la, se possível. Se a situação aconteceu localmente, entre na loja e peça para falar com a pessoa para quem você endereçou a carta. Isso fará com que você obtenha resultados muito mais rápidos. Você pode explicar a carta então e lá ou você pode simplesmente entregá-la a eles e sair.
Se a entrega em mãos não for possível, envie a carta por e-mail.
Dê ao gerente uma semana ou mais para voltar para você. Se você não ouvir nada após esse período de tempo, ligue para ele e pergunte se sua carta foi recebida. Muitas vezes, eles estão trabalhando em um plano para mantê-lo como cliente e, às vezes, leva mais do que alguns dias para descobrir.
Se a empresa fizer tudo o que estiver ao seu alcance para acertar as coisas, diga às pessoas isso. Bom atendimento ao cliente merece ser divulgado de boca em boca!
Dicas
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Não escreva a carta quando você ainda estiver com raiva. Dê a si mesmo alguns dias para se acalmar, se necessário.
