Como muitas áreas da vida moderna, os computadores transformaram o modo como a contabilidade é realizada, tanto para finanças pessoais quanto para pequenas e grandes empresas. Em vez de criar filas intermináveis de entradas manuais e fazer cálculos manualmente, os computadores automatizaram a maior parte do processo contábil assim que os dados básicos foram inseridos. Mas a contabilidade computadorizada não é desprovida de desvantagem, e os prós e contras devem ser considerados antes de se utilizar a contabilidade informatizada.
Produtividade aumentada
Os computadores são conhecidos pela eficiência, e a contabilidade não é uma exceção a essa regra. O uso da contabilidade computadorizada elimina entradas duplicadas, livros escritos à mão e anotações e cálculos manuais, economizando tempo da equipe e permitindo que a mesma equipe lide com um grande número de transações e relatórios.
Geração automatizada de relatórios
Em vez de serem obrigados a criar relatórios financeiros padrão a cada vez que são necessários, a contabilidade informatizada fornece a criação quase instantânea de relatórios padrão, como saldos de contas, balancetes, registros gerais, demonstrações de lucros e perdas e outros requisitos típicos de relatórios.
Precisão aprimorada
Como muitos cálculos são necessários para uma contabilidade precisa, os computadores são uma solução ideal para erros humanos. Embora ainda seja possível fazer erros na entrada de dados, os cálculos do computador aumentarão a precisão e a confiabilidade dos relatórios da empresa.
Flexibilidade e Pontualidade
A contabilidade informatizada é excelente na manipulação de dados e fornece flexibilidade nos relatórios e na análise de dados que a contabilidade manual não pode igualar. Além disso, desde que os dados sejam inseridos em tempo hábil, relatórios atualizados podem ser gerados instantaneamente, incorporando as informações mais recentes da empresa.
Facilidade de Proteção de Dados
No caso de dados corrompidos ou relatórios danificados ou perdidos, a contabilidade informatizada fornece restauração instantânea do backup, garantindo que as informações críticas não sejam perdidas. Backups digitais podem ser mantidos dentro ou fora do local para proteção adicional de informações vitais.
Satisfação do pessoal
Ao eliminar grande parte do trabalho rotineiro envolvido na contabilidade manual, a contabilidade computadorizada permite que a equipe se concentre em tarefas mais amplas e minimize o tempo gasto fazendo tarefas chatas e repetitivas, como cálculos manuais. Como resultado, os funcionários podem esperar uma maior satisfação no trabalho.
Custo inicial
Apesar de muitas vantagens, uma desvantagem da contabilidade informatizada é o custo inicial de estabelecer o sistema. Embora o preço dos computadores tenha caído drasticamente ano após ano, o software de contabilidade continua caro e pode custar milhares de dólares.
Treinamento de equipe
Os sistemas de contabilidade informatizados também exigem treinamento específico de software para a equipe, incorrendo em despesas adicionais de treinamento para os negócios e estendendo o tempo necessário para implantar o sistema antes que ele possa ser utilizado.
Confiabilidade
Os sistemas de contabilidade informatizados são, por natureza, vulneráveis a problemas como vírus de computador, falhas de energia e falhas de hardware que podem afetar a confiabilidade e a disponibilidade do sistema. A correção de problemas no computador causará perda de tempo e produtividade.
Problemas de implantação
Dificuldades substanciais para os negócios podem resultar de qualquer falha na configuração adequada do software de contabilidade ou na escolha do pacote de software incorreto para atender às necessidades da empresa.Relatórios inadequados ou imprecisos podem resultar, exigindo tempo perdido para corrigir o problema ou implantar uma nova solução de software.
