O advento dos computadores revolucionou muitas indústrias, com o trabalho de escritório não sendo exceção. Os computadores ajudaram a melhorar a eficiência e a precisão dos funcionários de escritório, fornecendo diferentes funções de software e comunicação para ajudar a executar tarefas de trabalho. Os computadores são agora parte de quase todos os escritórios, com a maioria dos locais de trabalho agora incapazes de funcionar sem o uso de computadores.
Comunicação
A comunicação interna e externa é muito mais fácil com o uso de sistemas de e-mail e mensagens internas nos computadores. A equipe do escritório pode transmitir informações em todo o escritório com rapidez e eficiência, pois a maioria das configurações do escritório tem um sistema de alerta em computadores individuais quando uma mensagem ou e-mail é recebido. A Internet também melhora muito as opções de comunicação, com o Skype e outros programas de mensagens e comunicação permitindo videoconferência nacional ou transnacional e conferência de chamadas com facilidade e menor custo.
Armazenamento de dados
A capacidade de armazenamento e recuperação de dados dos computadores está ficando cada vez maior e mais avançada à medida que a tecnologia melhora. Os arquivos são facilmente recuperáveis por meio de funções de pesquisa, e os discos rígidos podem armazenar volumes e dados sem precedentes. Para escritórios com grandes bancos de dados, como governos, instituições de caridade ou outras associações baseadas em membros, essa função de armazenamento e recuperação de dados oferece vantagens incomparáveis sobre o armazenamento tradicional de arquivos em papel, como a facilidade e velocidade de recuperação de informações, a facilidade de alterar registros de dados e a facilidade de rastrear as alterações feitas nos registros de clientes, membros ou cidadãos.
Networking
De acordo com o site Spam Laws, o compartilhamento de arquivos é um dos principais benefícios dos computadores em rede em um ambiente de escritório. Rede de escritório, ou a criação de uma intranet de escritório, significa que um banco de dados comum de arquivos é acessível a todos os usuários. Isso também se aplica ao software e ao gerenciamento de computadores, o que reduz significativamente os custos dos escritórios, pois eles podem comprar um produto de software que pode ser conectado em rede, em vez de ter que comprar várias cópias para computadores individuais. A rede também fornece acesso comum a impressoras, aparelhos de fax e copiadoras.
Produtividade
Computadores no ambiente de escritório aumentam significativamente a produtividade. De acordo com o site Reference for Business, os computadores do escritório aumentam a produtividade não apenas em áreas como processamento de texto, gerenciamento de dados e acesso à informação, mas também na criação de informações, agrupamento e armazenamento. A quantidade de tempo que a maioria dos funcionários de escritório passa no computador, no entanto, deu origem a uma série de problemas de saúde por esforço repetitivo nos olhos, pulsos e mãos.
