Empresas de costura muitas vezes se especializam em roupas personalizadas ou projetos de decoração para clientes individuais. Uma variedade de fatores está em ação em todos os projetos, exigindo formulários especializados para manter as informações. Os proprietários de empresas que mantêm a documentação adequada são mais eficientes, mais bem organizados e menos estressados.
Importância dos Formulários
Os formulários permitem que as empresas de costura mantenham as informações organizadas e facilmente acessíveis. Como os projetos geralmente são personalizados para cada cliente, os formulários ajudam o proprietário da empresa a reunir as informações necessárias em um único local antes de iniciar um projeto. Contratos, recibos e faturas também servem para proteger o proprietário da empresa e o cliente em caso de desacordo financeiro ou contratual. Proprietários de pequenas empresas devem sempre manter registros adequados para a apresentação de imposto de renda a cada ano.
Formulários de Informações do Cliente
Ao criar um formulário de informações do cliente com um cliente de costura, o proprietário da empresa pode manter um registro de cada cliente que inclui informações de contato, duração do relacionamento comercial, histórico de negócios e outras informações necessárias. Por meio de formulários de informações do cliente, a costureira é capaz de manter as medições do cliente, padrões personalizados, informações padrão e preferências do cliente em arquivo para uso futuro. Informações de contato são benéficas ao oferecer promoções em épocas específicas do ano, como formatura ou mudança de estação.
A história dos negócios com um cliente ajuda o proprietário da empresa a citar os custos do projeto. O histórico de negócios permite que um proprietário analise o trabalho anterior para ver quanto foi cobrado e quanto tempo um projeto específico levou para ser concluído. Isso permite que uma costureira faça cotações de preço precisas para cada cliente. Armazenados em arquivos, os formulários de informações do cliente dão aos proprietários de empresas a capacidade de ver seus clientes de forma ampla ou individual.
Contrato de projeto
Todo projeto para um cliente deve ter um contrato por escrito. Além de definir o que o projeto específico envolve, o contrato do projeto deve ser especializado para um negócio de costura. Medidas, padrões envolvidos, escolhas de tecidos, custo estimado e cronograma do projeto devem ser definidos. Por exemplo, um cliente chega para um vestido de desfile para sua filha. Um contrato de projeto incluirá as medições da filha, a linha do tempo para os acessórios e a entrega do projeto acabado, quem fornece o tecido e as noções, quem mantém o tecido e as noções extras, o custo estimado e qual padrão é usado. Fotos podem ser tiradas e adicionadas ao contrato. A sala deve ser deixada para quaisquer alterações feitas ou anotações feitas durante cada etapa do projeto de costura. O contrato deve estabelecer o que acontecerá se o cliente não estiver satisfeito com o projeto. Isso protege o proprietário da empresa e o cliente.
Recibos
Sempre que o dinheiro muda de mãos, o proprietário da empresa deve criar um recibo para o cliente e para os registros da empresa. Recibos são necessários para documentar a renda de uma empresa para fins de impostos locais, estaduais e federais. Os livros de recibos permitem uma cópia duplicada de cada recibo por escrito e estão disponíveis em lojas de material de escritório. Vários programas de computador permitem a criação de recibos personalizáveis para o pequeno empresário. Um recibo para uma empresa de costura deve incluir a data de retirada, descrição da roupa, se a peça era uma peça personalizada ou uma alteração, nome e informações de contato do cliente, tipo de transação recebida e a assinatura ou o nome da pessoa que recebeu a dinheiro. Um aviso de isenção incluído no recibo pode conter uma declaração que dá ao cliente um período de tempo específico para trazer a roupa de volta para alterações adicionais sem nenhum custo, como no caso de vestidos de casamento personalizados ou roupas formais. Uma política de devolução no recibo ajuda a proteger o negócio de costura de retornos frívolos e informa ao cliente o que pode e o que não pode ser devolvido.
