Os benefícios fiscais e passivos da incorporação do seu negócio são compensados por maiores exigências legais. Você tem que executar o seu negócio de acordo com os requisitos estaduais e federais para o comportamento corporativo. Um dos requisitos é que você realize uma reunião anual para os acionistas, mesmo que seja o único proprietário. Você também precisa manter minutos registrando o que aconteceu na reunião.
Mantenha simples
Manter as atas da reunião é uma exigência legal, mas também é útil. Minutos provam que você atendeu aos requisitos para uma reunião legal e fornece um registro de decisões, votos e ações tomadas. Você não precisa incluir todos os detalhes: o que conta é o resultado de uma votação, não todos os pontos do debate. Você precisa ter todos os fatos certos. Assim que as atas forem digitadas, todos os presentes devem ser solicitados a assinar sua exatidão. Isso protege a empresa se alguém contestar uma decisão mais tarde. Mantenha a linguagem simples e formal, para que não haja dúvidas sobre como interpretar os minutos.
Notificação
Uma corporação S, mesmo uma empresa de uma pessoa, tem que ter estatutos. O estatuto estabelece a data para a assembleia geral ordinária, mas você ainda precisa notificar os acionistas antecipadamente. A notificação inclui a data, a hora e o local e uma lista de todas as ações que você deseja realizar e de quaisquer candidatos a cargos no conselho. Ao arquivar a ata, inclua uma cópia do aviso de notificação. Se alguém foi notificado tarde, peça a ela para assinar uma renúncia de notificação. Anexar isso para os minutos também.
Assumindo Atendimento
Suas atas devem listar todos que participaram da reunião - todos os acionistas e todos os diretores. Se o seu estatuto definir um quorum - um número mínimo de participantes - a listagem mostra que você atingiu o quórum para que os votos sejam legalmente vinculantes. Se o regimento interno não definir um quorum, as regras do estado serão aplicadas. As regras podem ser apenas que você tem a maioria dos acionistas com direito a voto presente, ou uma parcela definida - um terço deles em Delaware, por exemplo - ou sua estado não pode definir um mínimo. Se você é o único dono, 100% dos acionistas estão sempre presentes.
Ações tomadas
Uma reunião anual típica inclui um relatório sobre finanças corporativas e um voto para o conselho de administração. As atas devem incluir a lista de candidatos e os votos recebidos por cada candidato. Se a corporação S quiser que os acionistas tomem decisões sobre outros assuntos, a ata deve declarar o assunto e contabilizar os votos. Todos os minutos anuais devem ser armazenados em um arquivo ou "livro de minutos" para que você tenha as referências disponíveis se alguém levantar questões sobre como as reuniões foram conduzidas.
