Tomar notas precisas durante uma teleconferência pode garantir que você tenha um registro claro do que foi discutido. É melhor fazer anotações com o máximo de detalhes enquanto estiver ouvindo do que tentar decidir o que é importante enquanto ouve. Você sempre pode voltar atrás e retirar os destaques importantes mais tarde, mas um detalhe aparentemente insignificante apresentado cedo poderia ter maior importância mais tarde na conversa.
Grave a chamada
Muitos serviços de chamada em conferência permitem gravar as chamadas. Se você estiver gravando, será necessário alertar todos os participantes de que a chamada está sendo gravada no início da chamada. A gravação da chamada permite que você volte e revise a chamada quantas vezes precisar, garantindo que você não perca detalhes importantes. Os métodos para os quais você pode gravar a chamada variam de acordo com o provedor. Solicite instruções para gravar chamadas em conferência do seu provedor.
Chamar participantes
Anote quem está na teleconferência quando a chamada é iniciada. Preste atenção em quem diz o que durante a chamada e atribua declarações importantes à pessoa que as fez em suas anotações. Acompanhe todas as tarefas ou projetos pelos quais os indivíduos são responsáveis durante a chamada e anote quem tem qual atribuição. Se discutido, faça também anotações sobre o que cada atribuição implica.
Tópicos de Conversação
Acompanhe cada tópico diferente da conversa, bem como os sub-tópicos dentro de cada um. Se houver uma agenda de chamadas, anote quais tópicos foram abordados e o que foi discutido. A agenda pode servir como um esboço para suas anotações. Anote todas as atualizações, notícias, soluções e ideias apresentadas durante a chamada. A conversação natural pode ser muito útil, mas tentar formatar as notas na ordem por tópico será útil para quem as estiver analisando.
Formatando Notas Finais
Suas notas originais provavelmente parecem confusas depois de completar a chamada. Organize as notas em seções relacionadas aos vários tópicos abordados na chamada. Identifique quem estava falando ao reformatar suas anotações. Você também pode incluir um breve resumo destacando o que foi realizado ou decidido durante a ligação ou os principais pontos de discussão. Inclua este resumo no início do documento. Você também pode criar outra seção listando quais tarefas foram atribuídas durante a chamada e quem é responsável por elas. Isso permite aos altos funcionários uma referência rápida sobre o que aconteceu durante a chamada, sem precisar ler as anotações detalhadas.
