Um sistema de folha de pagamento é a avenida através da qual você processa sua folha de pagamento. Você não pode processar sua folha de pagamento sem um sistema de folha de pagamento. Os três tipos de sistema de folha de pagamento são manuais, internos, informatizados e externos (terceirizados). O sistema manual requer que você processe sua folha de pagamento manualmente; o computadorizado interno utiliza software de folha de pagamento para processar a folha de pagamento; o sistema externo significa que você terceiriza sua folha de pagamento para um provedor de serviços de folha de pagamento. Um fluxograma do sistema de folha de pagamento mostra a seqüência na qual você processa sua folha de pagamento. Ele agiliza o processamento da folha de pagamento e ajuda você a permanecer no caminho certo.
Projete o fluxograma com um programa de suíte de escritório - este é o melhor caminho para uma aparência profissional. No entanto, você pode desenhar o gráfico manualmente. Crie caixas e setas, que mostra o fluxo do processamento da folha de pagamento, como onde começa e termina.
Crie um fluxograma para um sistema de folha de pagamento manual. O fluxograma deve mostrar todas as tarefas manuais envolvidas no processamento da sua folha de pagamento através deste sistema.
Exemplo: Recolha de cartões de horas, verifique os cartões de horas de cumprimento, contacte os supervisores relativamente a cartões de horas em falta ou questionáveis e calcule manualmente os cartões de horas. Criar uma seqüência envolvendo as obrigações de processamento da folha de pagamento, como calcular manualmente os salários; deduções estatutárias, tais como impostos sobre salários e garnishments salariais; salários; deduções voluntárias, como aposentadoria e benefícios de saúde; e criar cheques de pagamento. Faça outra sequência que mostre as funções de pós-processamento, como criar e arquivar manualmente o registro da folha de pagamento, criar e publicar lançamentos, depositar o pagamento dos funcionários no banco e distribuir contracheques.
Faça um fluxograma para o sistema informatizado interno. Este sistema elimina o processamento manual. Torne o fluxograma específico para os requisitos do seu software de folha de pagamento.
Exemplo: carregue dados de horas no software de folha de pagamento, revise os dados de horas e investigue as digitalizações em falta, processe a folha de pagamento através do software de folha de pagamento, imprima o relatório de pré-processamento, verifique a folha de pagamento através do relatório de pré-processamento, faça as alterações necessárias, crie e envie o depósito direto para o banco fundos de funcionários e pagamentos de imposto de folha de pagamento no banco e feche a folha de pagamento. Notavelmente, quando você fecha a folha de pagamento, ele salva todos os dados da folha de pagamento para o período de pagamento no sistema.
Crie um fluxograma para o sistema externo. Quando você terceirizar sua folha de pagamento, o provedor de serviços de folha de pagamento requer que você envie os dados da folha de pagamento a cada período de pagamento. O provedor normalmente permite que você envie os dados via fax, email ou online. O fluxograma deve incluir detalhes do método requerido.
Exemplo de método on-line: revisar os dados de controle de horas, consultar o supervisor para esclarecer o horário, inserir os dados do pagamento no sistema do fornecedor, verificar os dados inseridos pelo sistema on-line do fornecedor, checar e arquivar os dados da folha de pagamento recebidos do fornecedor e distribuir cheques de pagamento.
Dicas
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Projete o fluxograma de modo que ele se relacione com o processamento de cada folha de pagamento. Atualize o fluxograma quando ocorrer uma alteração no sistema de folha de pagamento.
O fluxograma deve incluir suas obrigações fiscais federais e estaduais, como pagamentos de imposto de renda e relatórios, incluindo o processamento W-2.
