A folha de pagamento de pequenas empresas é uma área altamente regulamentada que envolve tudo, desde informações pessoais de funcionários a requisitos legais do governo federal. Esta é uma área de negócios que, se não for feita corretamente, pode trazer consequências severas. Implementar o melhor software de contabilidade de folha de pagamento para seu tipo de negócio, ter uma sequência de processamento de folha de pagamento e entender as regras e os regulamentos de folha de pagamento existentes - tudo combinado para garantir o sucesso de lidar com essa área de forma adequada, eficiente e eficiente. Oportunidade e aderência aos detalhes são imperativos.
Itens que você precisará
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Formulários de folha de pagamento e publicações
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Sistema de contabilidade de folha de pagamento
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Conta bancária da folha de pagamento
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Cheques de contabilidade de folha de pagamento
Determinar o período de pagamento. Sua folha de pagamento é processada diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente? Desenvolva uma programação mensal e atenha-se a ela. Distribua um calendário com a data de término do período de pagamento (data em que os funcionários precisam ter cartões de horário) e a data de pagamento estipulada.
Desenvolver formulários de folha de pagamento internos, como pedidos de licença médica, solicitações de férias e solicitações de ausência. Encomende formulários e publicações do IRS. Os formulários essenciais relacionados à folha de pagamento do IRS incluem a Circular E, uma publicação que contém tudo o que o pequeno empresário precisa saber sobre a folha de pagamento e os impostos envolvidos, W-9 para retenção na fonte, 941 (declaração trimestral) e 940 (declaração anual de imposto).
Compre software de contabilidade de folha de pagamento específico para o seu tipo de negócio; por exemplo: serviço orientado, fabricação, varejo, hospitalidade ou médico. Cada programa terá facetas voltadas para sua área de especialidade, em um esforço para fazer com que o processo de folha de pagamento funcione da forma mais eficiente possível.
Abra uma conta bancária de folha de pagamento. Ter uma conta bancária específica para folha de pagamento ajudará a manter registros, separando as operações financeiras da empresa da folha de pagamento. Também pode ser usado para controlar os impostos sobre a folha de pagamento. Também configure arquivamento eletrônico para impostos sobre folha de pagamento agora.
Ordene cheques de folha de pagamento com o nome e endereço da sua empresa, assim que você abrir a sua conta bancária de folha de pagamento. Isso pode ser feito através de sua instituição financeira ou de uma fonte externa. Certifique-se de que as verificações estejam de acordo com seu programa de software de contabilidade.
Dê a cada novo contratado um W-9, determine sua taxa de remuneração e informe-os sobre como enviar suas horas para a folha de pagamento. É através do cartão de tempo ou planilha de horas? Enfatize a importância de enviar as informações conforme a programação para a pessoa da folha de pagamento.
Insira os dados do funcionário. Depois de receber todos os envios de folha de pagamento do empregado, comece a inserir as horas, licença médica, licença remunerada e não remunerada, deduções como pensão alimentícia e penhoras no software de contabilidade de folha de pagamento. Haverá um relatório de folha de pagamento que resume as informações. Verifique novamente esses números para verificar a exatidão dos dados inseridos.
Determinar os impostos sobre a folha de pagamento. Depois que todos os dados da folha de pagamento de seu empregado forem inseridos, os impostos sobre a folha de pagamento serão calculados. Seu software de folha de pagamento contábil calculará esse valor, incluindo a parcela correspondente do empregador para o FICA. Verifique esses números lendo sua Circular E e calculando o valor manualmente.
Imprima e distribua verificações de folha de pagamento. Imprimir suas verificações de folha de pagamento também envolve a etapa de lançar transações nas contas de folha de pagamento. Verifique se as informações foram postadas corretamente. Distribua as verificações quando estiver pronto.
Envie os impostos sobre a folha de pagamento. Para evitar penalidades e possíveis interesses, é aconselhável enviar eletronicamente os impostos sobre os salários ao IRS após a conclusão do processamento da folha de pagamento. Verifique com o seu estado e os governos locais para os seus requisitos de apresentação.
Dicas
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Se você achar que sua empresa é pequena demais para garantir uma conta de folha de pagamento separada que envolva cheques de folha de pagamento separados, use as verificações da empresa para fins de folha de pagamento. Escreva os valores de retenção em algum lugar no cheque, possivelmente no talão de cheques.
Aviso
Esteja ciente da facilidade de não pagar impostos sobre folha de pagamento por não ter uma conta bancária separada configurada especificamente para fins de folha de pagamento.
