Quando você aluga em vez de possuir a propriedade, você faz uma promessa de pagar aluguel, taxas de manutenção e outras despesas ao locador. O dinheiro que você paga por mês ou trimestre é chamado de despesa de aluguel. Este dinheiro é registrado em sua declaração de renda durante o mês ao qual o aluguel se refere. O aluguel pré-pago é o aluguel que você paga antes da data de vencimento. Ele representa um adiantamento para um benefício futuro, então você registrará isso como um ativo para a empresa.
O que é aluguel pré-pago?
Quando uma empresa arrenda instalações como um escritório, uma loja de varejo ou um prédio de fábrica, o aluguel é geralmente devido antecipadamente para o mês ou trimestre coberto pelo pagamento do aluguel. Por exemplo, o aluguel de junho pode ser devido em 31 de maio ou 1º de junho. Muitas empresas pagam aluguel em cheque. Isso significa que eles devem ser organizados e receber o cheque pelo correio alguns dias antes da data de vencimento. Caso contrário, o locador poderá não receber o cheque de aluguel a tempo, e o negócio poderá sofrer sérias conseqüências comerciais, como juros, multas por atraso e um possível aviso de despejo.
O aluguel pré-pago é simplesmente o valor pago pelo aluguel antes do período de locação ao qual ele se refere. Quando você faz um cheque em maio que cobre o aluguel para junho, você fez um pagamento de aluguel pré-pago. Algumas empresas podem pagar antecipadamente o aluguel em alguns dias por mês para garantir que o cheque de aluguel chegue a tempo. Outros escolhem pagar antecipadamente vários meses de aluguel por motivos comerciais, por exemplo, para obter um desconto de aluguel ou apenas para a garantia de saber que o aluguel é pago. Quaisquer que sejam suas razões, se você está abrindo o talão de cheques antes do aluguel ser devido, você está pagando antecipadamente o aluguel.
Quais são as despesas de aluguel?
As despesas de aluguel são todos os custos associados à locação de uma propriedade durante o período do relatório. Ele obviamente inclui o aluguel que você paga por mês ou trimestre, mas também inclui quaisquer outras despesas necessárias para utilizar uma propriedade. Por exemplo, você pode pagar dinheiro extra para cobrir coisas como seguro, manutenção, reparo das áreas comuns do prédio e segurança.
As despesas de aluguel são custos fixos, ao contrário dos custos variáveis, o que significa que você tem que pagá-los a cada mês ou trimestre, independentemente de quanto produto você está produzindo. Mesmo se você encerrar as operações por um mês, ainda terá que pagar seu aluguel e outros compromissos de arrendamento. Como tal, as despesas de aluguel podem ser um dreno material na receita operacional da empresa.
Quais são as diferenças entre despesas de aluguel e aluguel pré-pago?
Em termos leigos, a diferença é simples: uma despesa de aluguel é o valor que você tem que pagar de acordo com um contrato de aluguel, e o aluguel pré-pago é qualquer despesa de aluguel que você paga antes da data de vencimento. Em termos contábeis, as coisas ficam um pouco mais complicadas.
As despesas de aluguel geralmente se enquadram na categoria de Despesas com Vendas, Gerais e Administrativas que são incluídas na demonstração de resultados. Outros itens de SG & A incluem despesas diversas como salários, material de escritório, seguro e litígio. As despesas de aluguel são classificadas como SG & A porque uma empresa usa seus imóveis para operar e ganhar dinheiro.
Empresas de manufatura podem tratar suas despesas de aluguel de forma ligeiramente diferente. É muito mais comum que essas empresas incluam despesas de aluguel como parte da sobrecarga de fábrica. Isso porque o aluguel das instalações da fábrica está ligado à produção - sem uma fábrica, não haveria produto. O aluguel não vinculado à produção, como espaço para escritório, é cobrado da SG & A. No final do dia, no entanto, não importa qual categoria a despesa de aluguel aparece - o efeito final é o mesmo.
Qual é o efeito final? Sempre que acumular uma despesa de aluguel, você creditará a conta em dinheiro e debitará a despesa de aluguel / conta SG & A. Na demonstração do resultado, as despesas comerciais, comerciais e sociais são listadas como receita e aparecem no mesmo bloco de outras despesas, como a depreciação e o custo das mercadorias vendidas. As receitas totais menos o custo das mercadorias vendidas dão o seu lucro bruto. Lucro bruto, menos despesas operacionais - SG & A - é igual ao lucro operacional. O lucro operacional é uma medida de quanto de sua receita acabará se tornando lucro depois que os contadores tiverem deduzido coisas como impostos. Portanto, quanto maiores forem as despesas de aluguel, menor será a receita operacional. As despesas de aluguel têm um impacto direto na quantidade de dinheiro em seu cofre corporativo.
Para entender como o aluguel pré-pago se encaixa nessa análise, você precisa saber que uma entrada de despesa de aluguel listará o custo de ocupar o espaço durante o intervalo de tempo indicado na demonstração de resultados - mesmo que o aluguel não tenha sido pago nesse período. Assim, se a empresa ABC estiver preparando sua demonstração de resultados para junho, e a renda de junho chegar a US $ 5.000, a ABC registrará uma despesa de aluguel de US $ 5.000. A empresa faz a mesma entrada, independentemente de pagar o aluguel em junho ou maio.
Para lidar com essa anomalia de tempo, a empresa deve registrar o valor do aluguel pago antecipadamente que ainda não foi consumido. Isso é feito na seção de ativos atuais do balanço. Retornando ao exemplo acima, se a ABC pagasse o aluguel em maio, registraria o pré-pagamento de US $ 5.000 como ativo circulante até que o custo fosse efetivamente incorrido. Para fins contábeis, o aluguel pré-pago é um benefício que a empresa ainda não desfrutou, mas que gozará em algum momento no futuro. É um trunfo para a empresa.
Por que as empresas usam aluguel pré-pago
As empresas geralmente usam o aluguel pré-pago por necessidade comercial. Uma das cláusulas essenciais de uma locação comercial diz respeito à data de vencimento do pagamento do aluguel. Habitualmente, a renda anual é devida em 12 pagamentos iguais em qualquer data especificada pelo contrato ou em quatro pagamentos iguais. Quando o aluguel é pago trimestralmente, o arrendamento especificará as quatro datas de pagamento do aluguel, como 1º de janeiro, 1º de abril, 1º de julho e 1º de outubro. Não há mágica para essas datas - elas surgiram apenas por convenção.
O que você vai encontrar, no entanto, é que você sempre será solicitado a pagar aluguel de um mês ou três meses de antecedência, o que dá origem a uma situação de aluguel pré-pago. Bancos e credores hipotecários geralmente insistem em que os locadores recebam os pagamentos de aluguel antes que o pagamento da hipoteca seja devido pelo mesmo período; Há uma chance maior de que o pagamento da hipoteca seja coberto pela renda. Então, você terá dificuldade em encontrar um senhorio que lhe permitirá pagar o aluguel em atraso.
Em alguns casos, você pode optar por pagar mais de um pagamento de aluguel antecipadamente. Por exemplo, você pode se oferecer para pagar o aluguel de um ano inteiro para garantir uma propriedade específica quando a concorrência for feroz. Ou você pode concordar em pagar um aluguel de alguns meses adiantado em troca de algum outro adoçante, como um desconto de 10% no aluguel. Cada empresa terá seus próprios drivers comerciais para colocar um envelope de dinheiro na mesa.
A única coisa que você não pode usar o aluguel pré-pago é obter deduções fiscais adicionais. Geralmente, uma empresa reivindicará uma dedução no mesmo ano em que paga a despesa do negócio. Então, se você pagou um prêmio de seguro de US $ 2.000 em 2018, você reivindicaria a dedução em 2018. Agora, imagine que você tenha um contrato de seguro de vários anos a uma taxa de US $ 2.000 por ano. Se você quisesse, poderia pagar os prêmios de 2018 e 2019 ao mesmo tempo e deduzir o pagamento de US $ 4.000 em 2018. Isso pode ser vantajoso dependendo da sua situação fiscal. Infelizmente, o aluguel pré-pago é uma exceção à dedução quando você paga a regra. Se você pagar US $ 50.000 em junho por um ano de aluguel, só poderá deduzir sete meses desse aluguel em 31 de dezembro.
Exemplos de despesas de aluguel
Uma característica importante do leasing comercial é que o aluguel raramente permanece consistente ao longo do prazo do arrendamento. A maioria das empresas assinam arrendamentos com prazos de cinco ou dez anos, com uma previsão de que o aluguel aumentará anualmente, seja como aumento percentual fixo ou em linha com a inflação. Em vez de considerar os pagamentos flutuantes de aluguéis, é comum listar as despesas de aluguel de uma empresa como um valor consistente de mês para mês. Isso é conhecido como o método de contabilidade linear.
Por exemplo, suponha que a empresa XYZ assine um contrato de aluguel de um ano para começar em 1º de janeiro. O aluguel é de US $ 2.000 por mês nos primeiros seis meses. Depois disso, o aluguel é de US $ 2.500 por mês. Usando o método linear, a XYZ calculará a média do pagamento do aluguel para todo o prazo do arrendamento. Neste exemplo, o aluguel é de seis meses a US $ 2.000 e seis meses a US $ 2.500, ou US $ 27.000 no total. Divida esse valor pelo prazo de locação de 12 meses e você recebe um pagamento médio de US $ 2.250 por mês. A empresa registra essa despesa de aluguel na demonstração de resultado mensal.
É claro que os valores das despesas de aluguel não correspondem à realidade. Durante os primeiros seis meses, a XYZ está pagando US $ 250 a menos do que a despesa de aluguel registrada a cada mês. No segundo semestre, está pagando mais US $ 250. Para reconciliar essas diferenças, a empresa precisa usar uma conta de despesas de aluguel diferido.
Muito simplesmente, a XYZ Company adicionará US $ 250 por mês na conta de despesas de aluguel diferido de janeiro a junho, e deduzirá US $ 250 da conta de despesas de aluguel diferido de julho a dezembro. Em dezembro, a conta mostrará um saldo de zero. O uso da conta de despesas de aluguel diferido garante que a Companhia XYZ registre as despesas de aluguel de acordo com as regras em linha reta, enquanto captura o valor real do aluguel sendo pago na demonstração de resultados.
Contabilidade de aluguel pré-pago
O aluguel pré-pago é mostrado como um ativo circulante no balanço patrimonial da empresa. Cada vez que a empresa paga o aluguel antecipadamente, deve debitar na conta do ativo circulante o valor do pagamento antecipado do aluguel e, em seguida, gravar uma entrada de crédito simultânea na conta em dinheiro. Portanto, se a XYZ Company pagasse antecipadamente todo o aluguel anual de US $ 27.000, ela debitaria os atuais ativos pré-pagos por US $ 27.000 e o crédito em dinheiro por US $ 27.000.
A XYZ Company deve então fazer uma entrada de ajuste para contabilizar a parte do aluguel pré-pago que ele usa a cada mês. Ele faz isso transferindo a despesa paga antecipadamente para a demonstração de resultados do período durante o qual a empresa usa o aluguel. Assim, em algum momento durante cada mês do contrato de arrendamento de 12 meses, ele reconheceria (debitaria) uma despesa de aluguel de $ 2.250 e sacaria (crédito) o ativo pré-pago pelo mesmo valor. Isso finalmente cobra o pré-pagamento da despesa.
Em resumo, ao lidar com pagamentos antecipados de aluguel, armazene o aluguel pré-pago como ativo no balanço patrimonial até o mês em que o aluguel for consumido. Então, você vai cobrar despesas. Se você se esquecer de transferir o pagamento antecipado para a conta de despesas de aluguel no mês ao qual o aluguel se refere, suas demonstrações financeiras reportarão em excesso o ativo e subnotificarão a despesa. É essencial acompanhar a seção de aluguel pré-pago da conta de ativos atuais e atualizar a lista antes de fechar os livros ao final de cada mês.
