Escrever um relatório de projeto pode ser uma tarefa difícil se você não começar com um plano organizacional. Os relatórios do projeto geralmente contêm os mesmos elementos básicos que fornecem aos leitores informações sobre as metas, o planejamento, o orçamento e os resultados do projeto. Usando algumas técnicas básicas de elaboração de relatórios, você pode criar um documento de projeto eficaz que mostre a seus colegas que você está organizado e capaz de fornecer informações importantes.
Determine que tipo de relatório de projeto você estará escrevendo. Relatórios de projetos comuns incluem propostas, escopo de recomendações de trabalho, atualizações de status, análises de variância e revisões e recomendações finais. Isso ajudará você a fornecer as informações exatas que os membros de sua equipe, o supervisor ou outras partes interessadas desejam.
Escreva um esboço para o seu relatório. Inclua uma folha de rosto, página de conteúdo, resumo executivo, corpo principal e apêndice. Decida quais categorias de informações você abordará. Dependendo do tipo de relatório que você está escrevendo, eles podem incluir metas, metodologia do projeto, equipe, recursos necessários, duração, referências de sucesso, orçamento, variações, resultados, prazos, resultados e recomendações.
Reúna as informações necessárias para concluir cada seção. Isso pode exigir a realização de entrevistas com pessoas que solicitam o projeto, membros da equipe que trabalham no projeto e partes interessadas que são o alvo do projeto, como clientes, funcionários internos ou fornecedores e fornecedores. Obtenha dados históricos, como volumes de vendas anteriores, orçamentos, níveis de participação e dados demográficos.
Escreva o primeiro rascunho do resumo executivo, que é uma breve visão geral do relatório. Isso deve incluir o motivo pelo qual o leitor está recebendo o relatório, os destaques básicos do relatório e recomendações. Não inclua os detalhes mais específicos em um resumo executivo, que geralmente é uma visão geral de meia página. Forneça detalhes e suporte no corpo do relatório do projeto.
Escreva cada seção do relatório usando seus dados e entrevistas. Organize as seções usando uma ordem lógica. Por exemplo, não comece com o orçamento até ter explicado os componentes necessários para o projeto. Isso permitirá que você evite ter que explicar cada despesa e por que ela é necessária duas vezes. Não liste os nomes dos funcionários que trabalham no projeto até que você liste os componentes do projeto. Para uma seção de variação, inclua os resultados originais com exceção e, em seguida, os resultados reais.
Conclua o relatório com um resumo e recomendações com base nas suas descobertas. Use dados para apoiar suas conclusões e recomendações. Encaminhe os leitores para o apêndice do seu trabalho, que incluirá informações detalhadas de suporte, como orçamentos detalhados, gráficos, gráficos e outros dados técnicos.
Revise seu resumo executivo para determinar se alguma de sua soma inicial deve ser alterada com base nas informações que você descobriu ao escrever seu relatório. Escreva a versão final do resumo executivo.
Compile as informações em seu apêndice e coloque-as na ordem em que as informações aparecerem em seu relatório. Volte para o seu relatório e inclua notas de rodapé ou números de páginas para direcionar os leitores às informações do apêndice.
