Avaliar a eficácia e a eficiência de seus fornecedores é tão importante para sua operação de negócios quanto a avaliação anual de desempenho dos funcionários. Tome este passo para examinar criticamente os níveis de desempenho como eles pertencem aos principais elementos das responsabilidades de um fornecedor. Isso ajuda você a determinar se o acordo contratual que você tem com seus fornecedores está sendo cumprido de acordo com suas expectativas ou necessidades, para se tornar mais eficiente.
Discuta Expectativas
No início de um relacionamento com fornecedores, as expectativas devem ser delineadas para que ambas as partes entendam o que o outro está procurando nos termos do contrato. Os principais elementos a serem considerados incluem pontualidade de entrega, disponibilidade de suprimentos de fontes de produtos, facilidade de uso, flexibilidade do fornecedor e relação preço / benefício. Assim como você pode definir metas e medidas com um funcionário, considere algo semelhante para o fornecedor, como um conjunto de expectativas de desempenho que você pode medir e discutir em uma avaliação futura do contrato.
Acompanhar o desempenho
Crie uma planilha com títulos como entrega no prazo, qualidade do produto ou serviço e relacionamento com outras pessoas em sua empresa, como funcionários do almoxarifado ou da entrega ou pessoal administrativo.Inclua categorias relacionadas à facilidade de contato do fornecedor, a frequência com que os erros acontecem, se o fornecedor vai além para garantir que ele atenda a todas as suas expectativas e se algum problema de desempenho ocorre durante o contrato que requeira endereçamento. Atualize a planilha toda vez que um pedido for feito ou a entrega for feita para acompanhar o desempenho.
Avaliação Sit-Down
Quando chegar a hora de renovar seu contrato de fornecedor ou renegociar seu contrato, peça uma reunião pessoal para se sentar e discutir os detalhes de sua relação de trabalho. Faça referência à sua folha de avaliação de desempenho e apresente preocupações, ofereça elogios ou peça ajustes quando necessário. Por exemplo, “três vezes no ano passado, tivemos remessas que resultaram em horas extras para nossa equipe do depósito. Por duas vezes, as ordens estavam erradas e precisavam ser devolvidas, e uma secretária muitas vezes precisava fazer várias ligações para entrar em contato com você quando precisávamos fazer uma troca de última hora."
Discutir as mudanças futuras
Dependendo do feedback que você recebe do seu fornecedor, você pode optar por continuar seu relacionamento com as expectativas recém-estabelecidas ou pode decidir trocar de fornecedor porque o relacionamento existente não é mais um bom ajuste. Se o fornecedor fizer parte de uma organização maior, convém envolver o supervisor direto do fornecedor na conversa como parte do processo. Você pode receber uma pessoa diferente para trabalhar ou a empresa pode estar disposta a reduzir custos, emitir crédito ou compensar qualquer problema de desempenho insatisfatório. Se você tem fornecedores excelentes trabalhando como fornecedores, repasse comentários positivos sobre o desempenho deles e a confiabilidade geral da empresa.
