Com o passar do tempo, pode ser mais difícil encontrar alunos graduados para reuniões ou eventos especiais associados à escola. Uma associação de ex-alunos do ensino médio ajudará a apoiar eventos individuais de graduação, mantendo uma lista atualizada de todos os graduados da escola. Antes de poder organizar eventos especiais e pedir doações ou dívidas, você precisa de uma associação comprometida com o planejamento e a realização de eventos para ex-participantes.
Entre em contato com colegas de turma de pós-graduação com quem você ainda está em contato para formar um grupo de interesse. Depois de marcar uma reunião com esse grupo, peça a cada membro do grupo que se comunique com os colegas com quem eles ainda estão em contato sobre a possível participação no grupo.
Reúna-se com representantes da escola para que eles saibam que você está começando uma associação de ex-alunos do ensino médio. Determine se esta é uma associação geral da escola para todas as turmas de formandos ou uma associação individual de graduados. Peça uma lista dos nomes e endereços dos alunos de graduação nos arquivos da escola. Isso lhe dará um ponto de partida para ajudar a começar a criar uma lista de graduados e iniciar um banco de dados.
Permita que cada membro do grupo de interesse leve vários nomes da lista de graduados para atualizar as informações de contato dos ex-alunos. Peça a cada pessoa do grupo de interesse que rastreie os membros da turma entrando em contato com outros colegas que eles ainda conhecem ou com quem se comunicam em sites de mídia social ou pesquisando on-line sobre eles. Atualize a lista de ex-alunos com os endereços de e-mail atuais, informações de endereço da rua ou ambos.
Escreva uma carta aos formandos que explica os planos para criar uma associação de ex-alunos. Peça-lhes para fornecer informações de contato atualizadas. Peça aos interessados em participar da associação de ex-alunos que contatem os membros do grupo de interesse.
Estabelecer uma agenda para a primeira reunião da associação de ex-alunos. A agenda deve incluir planos para o desenvolvimento da estrutura organizacional da associação, tais como estatutos, declaração de missão, plano de ação, metas, nomeações e eleições para dirigentes de associação e estruturas de financiamento, se houver.
Convoque uma reunião de interessados em participar do conselho de liderança ou do conselho de associação. Decida quando realizar nomeações e eleições de dirigentes e sobre o mecanismo de votação. Organize um comitê responsável pelo desenvolvimento do estatuto social da organização e outro grupo para apresentar idéias para o financiamento de atividades como doações voluntárias, contribuições anuais ou patrocínios.
Realizar eleições de dirigentes e formalizar o estatuto da organização.
Peça a voluntários individuais que participem de comitês separados para lidar com comunicações da associação, atividades de angariação de fundos, cobranças de quotas, se estabelecidas, e eventos de reunião.
Agende datas para as reuniões do comitê e coordene as próximas reuniões do conselho para incluir atualizações do comitê. Por exemplo, planeje a próxima data, horário e local da liderança ou da reunião do conselho e inclua na agenda uma apresentação do comitê sobre a proposta de estrutura de quotas da associação e sugerir atividades de levantamento de fundos para revisão e aprovação.
