Os sistemas de arquivamento e classificação se dividem em três tipos principais: alfabético, numérico e alfanumérico. Cada um desses tipos de sistemas de arquivamento tem vantagens e desvantagens, dependendo das informações que estão sendo arquivadas e classificadas. Além disso, você pode separar cada tipo de sistema de arquivamento em subgrupos. Um sistema de classificação de arquivamento eficaz usa o tipo de sistema mais lógico, prático e flexível para as informações envolvidas.
Sistemas de Arquivamento Tópicos Alfabéticos
Os sistemas tópicos alfabéticos classificam as informações de acordo com o tópico e, em seguida, arquivam os rótulos dos tópicos em ordem alfabética. Tópicos relacionados não são mantidos juntos neste sistema. Normalmente, esse tipo de sistema é melhor quando pequenas quantidades de informações estão envolvidas. Esse tipo de sistema de arquivamento e classificação às vezes é conhecido como sistema de "dicionário". Quando nomes pessoais estão sendo arquivados, os sobrenomes são usados como classificadores primários, com nomes usados apenas no caso de sobrenomes idênticos.
Sistemas de Arquivamento de Enciclopédia Alfabética
Em um sistema de classificação e arquivamento de "enciclopédia", as informações são primeiramente divididas por categoria geral, com subcategorias colocadas em ordem alfabética. Esse tipo de sistema de arquivamento é particularmente útil para manipular grandes quantidades de informações, porque os usuários do sistema não precisam manter o nome de um determinado arquivo em mente para localizá-lo. Em vez disso, eles podem começar procurando a categoria geral e pesquisar dentro dela para encontrar o arquivo específico de que precisam.
Sistemas de Arquivamento Geográfico Alfabético
Um subconjunto do sistema de arquivamento e classificação da enciclopédia é o sistema de arquivamento geográfico alfabético. Em um sistema geográfico, as principais categorias são divididas por locais. Você pode usar qualquer tamanho ou tipo de local, de países a cidades, a escritórios de campo. Os usuários desse tipo de sistema começam escolhendo a área geográfica relevante para sua pesquisa e, em seguida, pesquisam em ordem alfabética nesse tópico para encontrar as informações específicas que procuram.
Sistemas de Arquivamento Numérico Reto
Os sistemas de arquivamento e classificação numéricos diretos são muito simples de usar, pois geralmente começam no número um e rotulam cada arquivo com o número subseqüente. No entanto, o uso desse tipo de sistema é limitado, já que geralmente requer um índice para ajudar os usuários a encontrar os arquivos que eles procuram, e arquivos de alta atividade podem ficar congestionados em torno da mesma área numérica.
Sistemas de arquivamento numérico duplex
Nos sistemas de arquivamento numérico duplex, os arquivos recebem rótulos numéricos com vários conjuntos de números envolvidos. Esse tipo de sistema de arquivamento pode manipular grandes quantidades de dados. Os diferentes conjuntos de números podem corresponder às principais categorias e subcategorias, em paralelo com o sistema de arquivamento e classificação da enciclopédia. Uma desvantagem de tal sistema é que um índice é necessário para entender o que cada grupo de números se refere. Um tipo muito familiar de sistema numérico duplex é o sistema Dewey Decimal, que a maioria das bibliotecas usa para catalogar suas coleções.
Sistemas de Arquivamento Cronológico
Outra subcategoria de sistemas de arquivamento numérico são os sistemas cronológicos, nos quais os arquivos são organizados por data. Normalmente, os arquivos são agrupados primeiro por ano, depois por mês e depois por dia. Arquivos de correspondência, como listas de e-mail, são normalmente organizados dessa maneira, com os dados mais recentes listados primeiro.
Sistemas de arquivamento alfanumérico
Em sistemas de arquivamento alfanuméricos, as informações são classificadas por categoria em um sistema enciclopédico, mas usando letras e números para denotar categorias. O uso de letras e números permite um campo de categorias muito maior do que o uso de números apenas. Assim, o sistema de arquivamento e classificação da Biblioteca do Congresso, que é alfanumérico, permite uma maior variedade de categorias do que o sistema Decimal de Dewey, que é limitado a dez categorias principais.
