Muitas empresas utilizam software de contabilidade para ajudar a automatizar as tarefas de contabilidade de rotina, estabelecer controles e criar relatórios financeiros. Com vários pacotes de software de contabilidade no mercado, geralmente há um que pode atender a maioria das necessidades de uma empresa, seja uma grande corporação ou uma única empresa. Embora o software de contabilidade possa poupar tempo e ajudar a preservar os dados, existem algumas desvantagens de se usar o software de contabilidade.
Perda de dados ou serviço
Quando uma empresa é dependente de software de contabilidade, qualquer perda de serviço devido a uma falha de energia ou computador pode causar uma interrupção do trabalho. Interrupções de trabalho podem impedir a entrada de novas informações, bem como impedir o acesso a informações armazenadas. Além disso, se as informações não tiverem um backup adequado, uma interrupção no computador poderá resultar em perda de dados financeiros.
Informação incorreta
As informações em um sistema contábil são tão válidas quanto as informações inseridas no sistema. Como a maioria dos sistemas contábeis exige alguma entrada manual de dados, os resultados financeiros podem estar incorretos, a menos que todos os dados de entrada sejam revisados. Se houver uma tendência de revisar apenas os relatórios finais ou a saída de um sistema contábil, pode ser difícil encontrar informações incorretas.
Configuração do sistema
Toda empresa tem aspectos únicos que podem causar dificuldades ao tentar adaptar um pacote de software de contabilidade genérico às suas necessidades. Embora a personalização esteja disponível para muitos programas, isso pode causar tempo de inatividade e possíveis imprecisões se não for feito corretamente. Além disso, à medida que um negócio cresce, pode haver a necessidade de alterar os pacotes de software contábil; isso pode causar uma grande interrupção, pois as informações precisam ser migradas e é necessário um novo treinamento para o pessoal.
Custo
Uma desvantagem do software de contabilidade é o custo envolvido. Além do desembolso inicial para comprar o software, há o custo de manutenção, personalização, treinamento e hardware do computador. Embora a economia de tempo possa justificar o custo, para algumas empresas pode levar anos até que um investimento em software contábil se pague.
Fraude
As informações armazenadas eletronicamente podem ser manipuladas e acessadas se controles adequados e medidas de segurança não estiverem em vigor. Controles rigorosos são necessários para garantir que apenas pessoal autorizado use o software de contabilidade e tenha acesso a relatórios. Como os dados financeiros podem ser confidenciais e confidenciais, o uso de software contábil cria o potencial de fraude.
