Quando o objetivo é organizar um departamento administrativo, é melhor se concentrar nas formas mais eficazes de melhorar a eficiência, minimizar o desperdício e maximizar os talentos individuais dos membros da equipe administrativa. Embora alguns processos variem dependendo das necessidades do gerenciamento superior e do tamanho do seu escritório, você pode implementar técnicas básicas para ter um funcionamento mais tranqüilo e um escritório mais eficiente.
Aumentar a eficiência. Implemente uma abordagem centrada no desempenho das atividades. Organize tarefas diárias e semanais com foco no alto desempenho e não na conclusão de longas listas de tarefas.
Estruture e integre as atividades administrativas mais importantes do seu escritório entre os funcionários seniores. Tarefa de equipe sênior com gerenciamento de relatórios de despesas e oferecendo suporte administrativo a um ou mais membros da administração, em vez de todo o escritório.
Delegar tarefas administrativas, como abrir e-mails, atender telefones e digitar, para funcionários administrativos de nível básico, incluindo assistentes administrativos, secretários e estagiários.
Crie atividades que não beneficiem toda a organização.Evite atividades que não correspondam às metas definidas pelo pessoal da alta administração. Por exemplo, supere a prática de agendar os preparativos de viagem pessoal de última hora ou delegar a tarefa a um funcionário de nível inferior que possa atender e interromper tarefas sem que isso afete negativamente o fluxo de trabalho.
Implemente o desejo de mudança da gerência. Freqüentemente, o downsizing é um componente necessário para a mudança em um escritório administrativo, especialmente se um departamento administrativo não estiver trabalhando de forma coesa para beneficiar toda a organização. Um escritório cheio de assistentes executivos trabalhando individualmente para atender às demandas do pessoal da alta gerência, independentemente das necessidades organizacionais, é um exemplo.
2016 informação do salário para secretários e assistentes administrativos
Secretárias e assistentes administrativos obtiveram um salário médio anual de US $ 38.730 em 2016, de acordo com o Bureau de Estatísticas do Trabalho dos EUA. Na extremidade inferior, os secretários e assistentes administrativos obtiveram um salário percentil de US $ 30.500, o que significa que 75% ganharam mais do que esse valor. O salário percentil 75 é de US $ 48.680, o que significa que 25% ganham mais. Em 2016, 3.990.400 pessoas estavam empregadas nos EUA como secretárias e assistentes administrativos.
