Mesmo que você tenha trabalhado apenas por pouco tempo, você sabe que manter registros meticulosos, avaliar as práticas de compra atuais, buscar novos relacionamentos com fornecedores e garantir que seus sistemas de operação sejam projetados de maneira eficiente são as chaves para um departamento de compras organizado.. Independentemente de você ter sido contratado para transformar uma divisão existente de caótica para organizada, ou se quiser apenas ter certeza de que tudo corre de maneira eficiente com alguns problemas, este artigo pode apontar você na direção certa.
Itens que você precisará
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Computador
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Programas
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Documentos de compra
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Manual de Políticas
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Operação de armazenamento / inventário auditado
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Sistema de segurança (opcional)
Comece a auditar os arquivos e métodos do departamento de compras para avaliar o sistema atual. Acompanhe os itens solicitados para funcionários ou departamentos e verifique o desempenho de fornecedores autorizados. Visite os chefes de departamento para discutir suas experiências de compra anteriores. Obtenha feedback sobre como melhorar os métodos de processamento, acompanhamento e atendimento do departamento.
Obtenha permissão para elaborar um novo manual de políticas do departamento de compras com base no feedback recebido dos chefes de departamento, caso não haja um guia atual ou fique claro que a versão atual não funciona. Escrever, editar e circular rascunhos para os tomadores de decisão pertinentes. Envie cópias da publicação aos gerentes para que eles tenham um ponto de referência para futuras solicitações de compra.
Documentos de auditoria que sua empresa emprega para realizar operações de compra. Revise o idioma do pedido de compra, examine a documentação e formulários de ofertas da sua empresa, avalie a solicitação de fornecimento comum e outros documentos. Faça alterações, se necessário, para aumentar a segurança e a eficiência na entrega de itens solicitados.
Analise e analise o inventário da empresa de suprimentos atualmente armazenados no site ou fora dele. Verifique todos os inventários contra documentação existente. Sinalizar os excedentes e a escassez de itens que estão em demanda constante, como suprimentos de escritório. Avalie o modo como as compras são arquivadas e recuperadas por catadores e empacotadores. Faça melhorias na maneira como são armazenadas para reduzir as ineficiências.
Avalie as operações atuais de trasfega, coleta e empacotamento - especialmente se o desleixo resultou em roubo, falta de estoque e atrasos na entrega de suprimentos aos trabalhadores em tempo hábil. Investigue a sabedoria de instalar um sistema de segurança, caso não exista, para servir como um impedimento contra o crime nas áreas de armazenamento.
Instituir um programa de controle de qualidade para que catadores, empacotadores, contabilidade e compradores recebam informações críticas sobre as remessas de suprimentos ao mesmo tempo; particularmente porque as informações estão relacionadas a pedidos pendentes, greves trabalhistas, mercadorias defeituosas ou danificadas - circunstância inesperada que pode afetar o recebimento e o desembolso de materiais que passam pelo departamento de compras.
Acompanhe as tendências do setor para aprender novas técnicas para organizar as operações do departamento de compras. Conceba um relatório de progresso padronizado para poder atualizar metodicamente o gerenciamento sobre o status dos itens que eles colocam em ordem para que você não passe metade do dia respondendo à mesma pergunta: “Quando posso esperar receber os blocos de notas que pedi? em julho?"
