As empresas usam manuais de procedimento de administração de escritório para treinar funcionários, criar ou comprar software e melhorar a eficiência no escritório. O software é uma grande parte das operações de escritório e exige procedimentos para definir operações de computador, como segurança, criação e acesso a bancos de dados, protocolo de e-mail e proteção contra vírus. O manual de procedimentos geralmente inclui fluxogramas que auxiliam na criação ou compra de software que atenda às necessidades do seu escritório.
Os administradores do Office são responsáveis pelo processamento e gerenciamento de registros e documentos; preparar-se para reuniões, conferências e eventos especiais; fazer arranjos de viagem; e comunicação com clientes, gerência, fornecedores e funcionários. Um manual de procedimentos eficaz descreve as práticas do escritório de forma clara e com o máximo de detalhes possível. Um novo funcionário deve poder consultar o manual para obter informações sobre os procedimentos do escritório.
Itens que você precisará
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3 argolas
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Software de processamento de texto
Como escrever procedimentos do Office administrativo
Identifique os procedimentos
O manual do procedimento de administração do escritório consistirá em vários procedimentos. Comece com o mais alto nível, a maioria dos procedimentos gerais e trabalhe até o mais detalhado. Deve haver um fluxograma de alto nível indicando como cada procedimento se encaixa nessa categoria. Fluxogramas facilitam muito a formação de novos funcionários, pois é uma representação gráfica do seu fluxo de trabalho. O exemplo abaixo é uma ilustração simples de alguns procedimentos de escritório.
1. Registros do Office
1.1 Suprimentos de Compra 1.2 Arquivamento 1.3 Administração de Correspondência 1.4 Agendamento
1.3 Manipulação de Correspondência
1.3.3 Receber Correio -> 1.3.4 Classificar Correio -> Requer Resposta Imediata? -> Sim -> Marcar como Urgente -> Entregar Não -> Não Marcar -> Entregar
Ao escrever o manual, forneça detalhes por escrito para cada subtítulo. Por exemplo:
1.3.3 Receber correio O correio é classificado na sala de correio e entregue na caixa de correio de cada departamento às 10h. O assistente do escritório pega o e-mail, classifica-o (ver 1.3.4) e determina se o e-mail requer uma resposta imediata (ver 1.3.5).
Coletar Informações do Procedimento
Este é o passo mais importante no processo de escrita e exigirá a maior parte do tempo. Certifique-se de entender o procedimento que você está descrevendo e o escopo do projeto. Entenda o público para este procedimento e como ele se encaixa nos procedimentos de nível superior. Quem são os fornecedores para o procedimento? Quem são os proprietários e especialistas no assunto? Quem são os clientes? Quando você tiver uma compreensão clara do acima, siga estas etapas:
- Escreva um conjunto de perguntas da entrevista. O que você precisa saber para escrever um procedimento detalhado?
- Conduza as entrevistas e documente os resultados.
- Crie um fluxograma que represente a entrada para o processo, as etapas de trabalho e a saída.
- Revise os fluxogramas que você criou com os proprietários do processo para obter precisão.
Escreva um rascunho manual
Escolha um formato para o manual e garanta que o gerenciamento esteja de acordo com esse formato. Esboce o manual inteiro. Você não quer reescrever o manual porque não há acordo sobre o formato ou o conteúdo. Use um fichário de três toques para que as alterações e atualizações possam ser feitas facilmente. Inclua o seguinte para cada procedimento documentado:
- Título
- Introdução
- visão global
- Data de revisão
- Proprietário do procedimento - Use títulos conforme apropriado e evite usar nomes pessoais
- Fluxograma com descrições passo a passo
- Definições
- Materiais ou software utilizados no procedimento
- Ilustrações, tabelas, gráficos e gráficos, conforme apropriado
Revise e edite
Peça que o manual seja revisado pela equipe de gerenciamento responsável, pelo proprietário do procedimento e pelo cliente do procedimento. Se o cliente for externo à organização, certifique-se de ter a aprovação da gerência antes de solicitar uma revisão.
Você pode querer que alguém além do autor passe por cada etapa do processo para testar sua exatidão e integridade. Se houver restrições legais, certifique-se de que sua organização jurídica interna revise o manual quanto à conformidade.
Analise e corrija quaisquer deficiências encontradas durante o processo de revisão e escreva a versão final. Obtenha as assinaturas finais de aprovação no nível apropriado antes de publicar o documento.
Indique um único proprietário do manual responsável por documentar as atualizações.
