De tempos em tempos, os funcionários podem precisar atualizar suas memórias sobre como executar determinadas tarefas. Da mesma forma, os novos funcionários de uma organização vão querer aprender os truques o mais rápido possível, sem precisar interromper os supervisores ou colegas de trabalho com inúmeras perguntas. Um manual de procedimentos de escritório cumpre ambos os objetivos, fornecendo protocolos escritos e expectativas de desempenho que podem ser subsequentemente referenciados em avaliações de funcionários e documentação para ações disciplinares.
Identifique o objetivo e o escopo do manual de escritório que você deseja desenvolver. O conteúdo dos manuais de escritório geralmente se divide em duas categorias: (1) como interagir com as pessoas e (2) como executar tarefas específicas, incluindo a operação do equipamento necessário para criar, gerenciar e fornecer bens e serviços. Os manuais de escritório também incluem frequentemente organogramas, diretórios de recursos e formulários de amostra. A complexidade de um manual de escritório é baseada em quem serão os usuários-alvo. Se, por exemplo, o conteúdo se relacionar com relações com clientes e como processar reclamações, não faria sentido incluir capítulos sobre como uma empilhadeira opera ou como lidar com materiais perigosos.
Decida a apresentação de formato que melhor atenda às necessidades da sua empresa. Embora os manuais de escritório sejam normalmente considerados como diretrizes impressas em papel e colocados em encadernação de três argolas com divisores de tópicos, a tecnologia abriu as portas para métodos mais interessantes - e também mais econômicos - de fornecimento de informações. Considere, por exemplo, se um manual de procedimentos on-line tornaria mais fácil e rápido para os funcionários acessarem informações inserindo palavras-chave. Um formato eletrônico também pode facilitar o processo de atualização e revisão de conteúdo, além de incorporar conteúdo de áudio e demonstrações em vídeo para aprimorar o aprendizado.
Faça uma lista de todos os tópicos do capítulo que você deseja que seu manual aborde. Se, por exemplo, você decidir escrever orientações sobre como operar vários equipamentos de escritório, você identificaria seções individuais para computadores, aparelhos de fax, sistemas de telefonia, microfichas, máquinas de fotocópia, sistemas de gravação, medidores de postagem e dispositivos de agrupamento. Decida se você vai escrever todo o conteúdo sozinho ou atribua o primeiro rascunho de cada seção a pessoas bem versadas no assunto.
Organize etapas processuais desde os conceitos mais simples até os mais complicados. Considere se a inclusão de fotografias, desenhos, tabelas ou outros gráficos irá complementar a compreensão do usuário sobre o material. Forneça um glossário de siglas e terminologia específica da tarefa. Sempre que possível, forneça exemplos de como preencher pedidos de requisição, pedidos de despesas de viagem, pedidos de férias, folhas de ponto, recibos de clientes e outros formulários usados pela empresa.
Estabeleça um prazo para completar cada seção do novo manual. Se necessário, programe um período de tempo todos os dias para pesquisar, redigir, revisar e montar o conteúdo.
Ter o conteúdo revisado pelo pessoal de RH e pela equipe jurídica antes da divulgação para garantir que seu idioma seja claro, organizado e consistente com os mandatos e regulamentos estaduais e federais. Forneça a cada destinatário do manual uma folha de assinatura indicando sua concordância em ler o material e cumprir suas diretrizes.
Dicas
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Um manual de escritório deve sempre ser considerado um trabalho em andamento e, portanto, ser revisado continuamente para assegurar que o conteúdo seja um reflexo preciso dos procedimentos que estão sendo seguidos e do equipamento sendo usado para executar essas tarefas.
